For de fleste ledere er disiplinerende medarbeidere en av de mest ubehagelige opplevelsene som å kjempe mot. Ledere har ansvaret for å skrive disiplinære handlingsbrev som forblir i ansattes filer for å dokumentere ansattes feil. Disse brevene har to funksjoner: å varsle medarbeider hva som vil skje med ham som et resultat av hans brudd og å tjene som en permanent oversikt over ansattes mislighold i sin fil.
Legg skriveren med firmaets brevhode. Dette brevet blir en del av ansattes offisielle fil, så du må følge den aktuelle protokollen.
Skriv inn full dato. Hopp over en linje og skriv inn ansattes navn og firmanavn. Selv om du ikke faktisk sender brevet, følger riktig forretningsbrev format formidle inntrykk av profesjonalitet.
Begynn brevet ved å skrive medarbeiderens navn, etterfulgt av et kolon. Hopp over en linje.
Start første avsnitt ved å tydelig angi arten av overtredelsen. Se i firmaets håndbok for ansatte, slik at medarbeider kan se opp regelen for seg selv. Gi spesifikke detaljer om brudd, for eksempel datoen hendelsen skjedde og nevne andre ansatte som var involvert.Å angi denne informasjonen vil tydeligvis hjelpe deg hvis arbeidstaker konkurrerer med disiplinære tiltak og tar saken til retten.
Forklar i detalj hva ansatt gjorde feil og hvordan hun burde ha handlet i situasjonen. Ansatte bryter noen ganger regler fordi de ikke forstår dem tydelig, så en forklaring på brudd og passende informasjon vil bidra til å forhindre henne i å begå overtredelsen en gang til. Tilbyr å møte medarbeider for å diskutere saken i detalj.
Gi den ansatte muligheten til å gjøre forandringer for overtredelsen, for eksempel ved å skrive et formelt unnskyldningsbrev til den andre parten. Informer ham om tidsfrister for innsendelse av svar eller brev.
Fortell medarbeider tydelig og konsist hva hun kan forvente som følge av denne brudddet. Gi passende detaljer for hennes nåværende straff, for eksempel datoene for eventuelle høringer eller effektive datoer for oppsigelse av hennes ansettelse, hvis det er aktuelt. Hvis medarbeideren kan forvente en progressiv disiplinær handling som følge av flere overtredelser, informer henne om hva disse straffene vil være.
Gi medarbeider informasjon om klageprosessen, hvis det er aktuelt.
Be ansatt for et formelt svar for sin fil; Dette svaret vil ofte være i form av et formelt brev. Du trenger denne dokumentasjonen for arbeidstakerens fil i tilfelle han tar saken til retten.
Skriv inn ditt fulle navn og tittel. Skriv ut brevet og skriv navnet ditt om ditt skrevet navn i blått eller svart blekk.
Lag flere kopier av brevet. Behold 1 kopi i ansattens fil, gi en annen til firmaets advokat og behold en annen for dine egne poster.
Send brevet til ansatt eller gi det til ham foran en personellrepresentant eller administrativ assistent. Du trenger bekreftelse på at medarbeideren mottok den offisielle varslingen.
Tips
-
Hold tonen profesjonell og faktisk. Dette brevet kan gå til retten dersom arbeidstakerne bekjemper disiplinære tiltak, og du vil fremdeles være profesjonell og rettferdig til enhver tid.
