Sende takk kort til givere er viktig som det gjør giveren føler seg individuelt anerkjent og øker sjansene personen vil donere igjen. Send disse ut svært kort tid etter at du mottar donasjonen, ikke mer enn to dager etter. Denne raske leveransen viser hvor effektiv organisasjonen din er og også hvor mye du vil fortelle donorens takk.
Tone
Bruk en personlig, men profesjonell tone når du skriver brevet. Du vil ikke at giveren føler at det er et brev fra regjeringen, stiv og upersonlig, men du vil ikke at han skal føle at han bare ga en donasjon til et selskap som ikke er profesjonelt. Skriv i en tone som ligner måten du ville snakke med sjefen din på den første arbeidsdagen, personlig, men profesjonell.
Format
Formatet på brevet ligner formatet på et forretningsbrev. Hvert nytt avsnitt går på en ny linje, og en linje hoppes over i mellom. Ingen innrykk er brukt. Start med datoen, deretter giverens adresse på en annen linje, deretter din hilsen og meldingen. Du kan bruke samme bokstav for hver donor, men gjør det personlig ved å endre navnet på giveren i hvert brev slik at hun føler at det ble skrevet til henne, ikke som om hun ble sendt en masse-mail-out.
Innhold
Hver organisasjon velger innholdet sitt annerledes. Noen liker å snakke om hvor mye penger ble reist, mens andre føler at det er bragging. En måte å komme seg rundt på er å si at organisasjonen din møtte sitt innsamlingsmål til nytte og om det ble overskredet eller ikke. En kort oversikt over hvor pengene går er et annet alternativ å inkludere i innholdet. Også snakk kort om hvordan fordelen gikk samlet. Hold det kort.Et kort avsnitt takker giveren og en annen som forteller hvordan innsamlingen gikk og hvordan midlene tildeles er alt som trengs.
Oppsett
Oppsettet for takk-kortet skal være enkelt. Ornate kort med klokker og fløyter kan gjøre giveren lurer på hvor hans donasjon egentlig går. Hvis du kan bruke kunstverk fra din organisasjon, legg det på forsiden av kortet med en enkel takk, og meldingen inne. Et eksempel på denne typen kunstverk er hvis organisasjonen jobber med barn, så legg et bilde av en av tegningene på forsiden av kortet.
