Store organisasjoner og de med flere steder står overfor en form for økonomisk svindel som kalles spøkelsesansatte. For å oppdage dem, og til slutt for å hindre dem, involverer disse bedriftene rutinemessig en praksis med spøkelsesrevisjoner.
Ghost-ansatte definert
Ghost-ansatte - noen ganger kalt phantom-ansatte - er navn på lønn til hvem lønnsslipp utstedes, men som ikke er faktiske ansatte og ikke utfører noe arbeid. De Begrepet "spøkelsesansatt" er gitt fordi arbeideren eksisterer på papir, men er ikke-eksisterende på arbeidsplassen; jobbene som spøkelsesansatte er ment tildelt, kalles ofte no-show jobber. Det kan ta lang tid å finne spøkelsesansatte uten hjelp av spøkelsesrevisjoner. Sterke interne kontroller kan bidra til å forhindre spøkelsesansatte.
Sneaking Ghost-ansatte på lønn
De fleste organisasjoner krever dokumentasjon av ansettelse for å plassere noen på lønnslisten, noe som generelt betyr at en veileder eller leder - noen med autoritet til å lede lønnsavdelingen for å legge til en ny ansatt - må være involvert. Noen ganger er et medlem av lønnsavdelingen også involvert. Spøkelsesansatte legges til lønnslisten ved blant annet å skape en fiktiv medarbeider, ved å bruke navnet på en avsluttet ansatt, sette nye ansatte i systemet en lønnsperiode før de begynner å jobbe for selskapet og legge midlertidige ansatte til lønnslisten. I noen tilfeller fjerner folkene som sniker spøkelsesansatte til lønn, dem etter bare noen få uker, noe som gjør det vanskeligere for en fremtidig revisjon å identifisere.
Utøver Ghost Ansatte
Selv om eksistensen av spøkelsesansatte noen ganger kan avdekkes i en rutinemessig revisjon, er det i de fleste tilfeller dokumentasjonen som er tilstrekkelig til å bestå en slik undersøkelse. Ghost audits er utformet spesielt for å avdekke noen spøkelsesansatte, og undersøker nære lister og ansattes oppførsel for bevis på spøkelser. Disse revisjonene har vist seg å være gunstige, spesielt for store organisasjoner. For eksempel, i 2009, ble det gjennomført en revisjon utført av Detroit Public Schools, og det ble funnet over 250 spøkelsesansatte - en svindel som kostet systemet mer enn 400 000 dollar over fire år.
Ghost Audit Prosesser
En av de mest effektive metodene for å gjennomføre en spøkelsesrevisjon er å kreve at alle ansatte skal hente sine lønnsslipp eller direkte innskuddstubber i person. Spøkelsesansatte lønnskontoer eller stubber vil ikke bli samlet inn. Slik bestemte Detroit offentlige skoler hvor mange spøkelsesansatte det hadde. Andre effektive spøkelsesrevisjonsmetoder inkluderer å lete etter ansatte som ikke har tatt ferie, ikke oppgi en fysisk adresse og motta ingen fradrag på deres lønnsslipp (for trygd, skatter eller forsikringer). I tillegg ser de som utfører spøkelsesrevisjoner etter flere direkte innskudd, til samme bankkonto, ugyldige personnummer og manglende ansattinformasjon.
