Riktig opptak av møte minutter er et kritisk trinn som kan overses. I noen tilfeller kan det være en lovlig forpliktelse å opprettholde en protokoll for møtetid. Enten det er et lovlig krav eller ikke, er det en god måte å holde alle fokusert og på-punkt etter møtet, og gir en historisk oversikt over organisasjonens aktiviteter.
Møteredag
Innstilling av en agenda bidrar til at møtet blir uorganisert og gir deg mulighet til å skrive en forhåndsoversikt for minuttene. Dette sparer tid og gjør det lettere å fylle ut emnene på hvert emne som det er omtalt.
Foreløpig informasjon
Merk toppen av dokumentet "Møt protokoll for Dato." Oppgi grunnleggende informasjon om møtet øverst til høyre. Merk firmaets navn, møte dato og sted og tidspunktene møtet startet og avsluttet.
Hvem deltok
Protokollen skal vise hvem som deltok i møtet. Oppgi navn og tittel for hver person. Hvis deltakerne er fra en annen organisasjon eller blir lurt i telefon, bør dette noteres. Legg også merke til hvem som tok møtet minutter, som vanligvis er bedriftssekretæren.
Diskusjonsemner
Hold diskusjonsemner enkle når du samler protokollen. Ikke sitat hva hver person sa. Hold deg til en grunnleggende beskrivelse av emnet og klart angi hvilken avgjørelse eller utfall som ble nådd. Det er ikke nødvendig å utdype videre i protokollen.
Skriv minutter øyeblikkelig
Skriv møtet minutter umiddelbart. Jo mer tid som går før minutter skrives, jo mer sannsynlig vil du glemme noe viktig som skjedde. Noen synes det er nyttig å ha en båndopptaker på under møtet for å få en rekord for å sjekke etter behov ved samling av protokollen. Distribuer en kopi av møtet minutter til alle som deltok.
