Når du ber om betaling fra en klient, brukes passende tiltak for å lage effektive brev til å sende til dem. Brev til å be om betaling brukes når en klient ikke betaler en regning innen forfallsdato. Jo lengre det tar for en klient å betale en regning, jo flere bokstaver skriver et firma til denne personen. Et brev som ber om betaling skal være høflig, klart og bør tilby detaljer om den utestående regningen.
Bruk selskapets brevpapir, da den inneholder all organisasjonens kontaktinformasjon og ofte ser mer formell ut.
Adresse brevet. Inkluder datoen for brevet etterfulgt av klientens navn og adresse. Adress personen ved å si "Kjære", etterfulgt av klientens fulle navn.
Angi formålet med brevet. Et brev for en betalingsanmodning skal tydelig formidle denne hensikten ved begynnelsen av brevet. Bruk en profesjonell tone og hold ordenene positive og varme.
Inkluder detaljer om gjelden. Oppgi datoen for tjenestene for denne gjelden, den opprinnelige forfallsdagen og beløpet forfalt, inkludert eventuelle gebyrer. Ta med fakturanummeret også slik at klienten kan finne det opprinnelige dokumentet lettere. Mange selskaper vil også inkludere en kopi av den opprinnelige fakturaen i denne typen brev. Informer også kunden om renten som sen betaling beregnes.
Spør kunden om betaling. La kunden vite at ekstra sen gebyr kan unngås ved å betale hele beløpet innen en bestemt dato. Be kunden om å ringe til deg for å gjøre ordninger hvis han ikke klarer å foreta betalingen i sin helhet innen denne dato. Ta med telefonnummeret ditt og direkte utvidelsen, om nødvendig. Ta med e-postadressen din også, og gi sin korrespondanse gjennom denne måten hvis kunden ønsker det.
Takk klienten Gi takknemlighet til kunden hvis du allerede har gjort betaling og takk klienten på forhånd for å sende en rask betaling. Fortell kunden at hvis han har noen spørsmål, bør han ikke nøl med å ringe deg om denne saken.
Tegn brevet. Konkluder brevet ved å skrive "Vennlig hilsen", etterfulgt av ditt navn og tittel.
