Om møtet har vært med kolleger eller konkurrenter, er du alltid godt tilrådelig å oppsummere det som ble diskutert, og spesielt hva som ble bestemt, og å gjøre det skriftlig, så snart som mulig etterpå. Du kan kombinere relevante brikker fra et bibliotek med forretningsdokumenter, for eksempel den på "Inc." Magazine hjemmeside.
Elementer du trenger
-
Notater eller andre poster fra møtet
-
Dokumenter referert eller distribuert i møtet
Begynn med et vennlig, men tydelig sammendrag av dato, tidspunkt og sted for møtet, som deltok i hvilke kapasiteter og en kort redegjørelse for møtet. For eksempel, "Kjære Mike: Takk igjen for å tilbringe i går morges med meg og Steve fra vår kunstavdeling, diskutere planer for redesign av emballasjen din."
Se gjennom hvilke dokumenter og materialer som ble presentert i møtet og eventuelle viktige diskusjoner om dem: "Jeg er glad for at du likte Steves ideer så mye som jeg gjorde. Vi var enige om at den sekskantede kartongen gir produktet et betydelig forandring for å ta hensyn til funksjonene du legger til neste år, men som bygger det å ligge horisontalt på hyllen, vil være mer stabile og tillate oss å gjøre begge ender bare litt konvekse, i stedet for en flat og den andre et utvidet punkt uten reell forbindelse til produkt."
Gi rapporter om alle handlingsemner som ble avtalt i møtet: "Steve har forpliktet seg til å ha de nye designspesifikasjonene til vår fabrikasjonsenhet i dag, og de burde kunne gi meg nye kostnadsstall for den horisontale kartongen innen utgangen av uken. og jeg vil begge bli skuffet om disse tallene ikke er minst 20 prosent under estimatene vi hadde i går for den oppreistede, spisse kartongen, siden fabrikasjonen vil være symmetrisk og mindre kompleks for å passe. Vi vil imidlertid trenge en Avgjørelse fra deg om beltespenne skal skrives ut eller preges, og om du vil ha metallisk blekk på den, før vi kan klare kostnadene."
Sett tidslinjer for neste trinn av alle parter: "Jeg gjorde et notat om at du trodde du kunne få de avgjørelsene som ble gjort i dag eller i morgen. Det vil gjøre det mulig for oss å komme tilbake til deg ved nært hold. Mandag med kostnadsstall nok til at vi kan begynne å formalisere en kontrakt."
Lukk brevet i så vennlig måte som det passer til møtet, og rediger planene for andre møter du har planlagt: "Det er alltid et fornøyelsesmøte med deg. Jeg har lunsj på tirsdag på kontoret din på kalenderen min, når jeg tar mockup, jobber Steve med. Gi meg beskjed om Jan faktisk kan bli med oss."
Tips
-
E-post er greit som en måte å sende oppfølging på i tide, men det er alltid best å sende harddisk også, spesielt når møtet inkluderte flere selskaper og saker som vil bli formalisert senere i kontrakter og innkjøpsordrer. Send kopier av rekapstavlet til alle som deltok i møtet eller nevnt i brevet etter navn, funksjon eller avdeling.
