Den formaliserte organisasjonsstrukturen fokuserer på roller og stillinger i stedet for folket i stillingene. Formalisering er prosessen med å skape en formalisert struktur og inkluderer vedlikehold av den formelle strukturen over tid. Formalisering av en organisasjonsstruktur er vanligvis initiert i et forsøk på å rasjonalisere beslutningsprosessen. Den formaliserte organisasjonen er kritisk for organisasjonen der problemene er kjent, og endringer implementeres sakte og målrettet.
Formell vs uformell struktur
I motsetning til den uformelle organisasjonsstrukturen, som verdsetter individet over stillingsposisjonen og gir mulighet for rollens utvikling som foreskrevet av stillingens innehaver, består den formelle organisasjonsstrukturen av faste roller som ikke lett kan endres. Informelle organisasjonsstrukturer er på noen måter mer innovative enn formaliserte strukturer. Imidlertid er den uformelle strukturen mest nyttig for raskt skiftende næringer, som for eksempel teknologisektoren. I tillegg kan organisasjonens størrelse indikere graden av formalisering som kreves. Det er viktig å forstå behovene til den enkelte organisasjon når man bestemmer hvilken struktur som er mest effektiv for hver situasjon.
Identifikasjon
Formalisering kan identifiseres i hvilken grad organisatoriske roller er skilt fra de personer som utfører disse roller. Den formaliserte organisasjonsstrukturen består av en hierarkisk, topp ned rapporterings- og beslutningstaksstruktur. Det er anerkjent av eksistensen av eksplisitte, kodifiserte standarder og forskrifter. En formalisert struktur inkluderer vanligvis flere lag av tilsyn, inkludert toppledere eller avdelingshoder, mellomledere og operasjonelle veiledere.
fordeler
En fordel med formaliseringen av en organisasjonsstruktur er rutinemessig suksess. Rollene til en bestemt stilling vil forbli den samme, uansett hvem som bor i den spesifikke stillingen. Arbeidsprosedyrer dokumenteres slik at en ny medarbeider lett kan settes inn i en ledig posisjon uten å endre prosessene knyttet til stillingen. Den varige strukturen i en formalisert organisasjon endres ikke med mindre den er tilsiktet endret av ledelsen. Strukturen er lett forståelig og forklart. I tillegg er justering av daglige arbeidsprosesser med organisasjonens overordnede oppgave lett oppnådd i en formalisert organisasjonsstruktur.
Organisasjonskart
Strukturen til en formalisert organisasjon, samt rollene og forholdene mellom disse rollene, blir vanligvis synlig gjennom bruk av et organisasjonsdiagram. Diagrammet viser de enkelte roller i organisasjonen, inkludert hvem rapporterer til hvem. Det illustrerer også hvordan informasjon og beslutninger flyter i organisasjonen. Organisasjonsdiagrammet er et verdifullt verktøy i formaliseringsprosessen.
