Skarpt ordinerte missiver utstedt fra hjørnekontoret er en personredikt, men virkeligheten er at de fleste arbeidsplasser opererer mer effektivt - og med større moral - når sjefene fremmer lagkommunikasjon. Det finnes en rekke strategier for å øke kommunikasjonen mellom kolleger.
Visjon, verdier og innkjøp
Misjon, visjon og verdisetninger hjelper til med å samle et team rundt de store ideene som driver det de gjør og sikrer at alle er på samme side - et viktig første skritt mot kommunikasjon, ifølge Susanne Gaddis, Ph.D., en sertifisert talende profesjonell og administrerende direktør for kommunikasjonsdoktoren. Men det er ikke nok å bare snakke det samme bedriftsspråket. "For å skape et effektivt lag, må alle i teamet forstå (dem) og kjøpe inn," sier Dr. Gaddis. Og det er så grunnleggende som medarbeidere som "enig i et sett med atferd som vil hjelpe i stedet for å hindre organisasjonen," sier hun.
Forstå og imøtekomme stilforskjeller
Blant de som bidrar til atferd: forståelse og imøtekommende stilforskjeller. Ta for eksempel Arthur i regnskap og Chloe i kreativ. "Hvis en kreativ, ikke-tidsbegrenset person jobber med et svært organisert, ekstremt strukturert individ, må de snakke på forhånd om nivået på kommunikasjon som trengs," sier Dr. Gaddis. De må også være enige om kanalene de skal bruke for å holde hverandre informert - for eksempel daglig, ukentlig eller månedlig telefonsamtaler, tekstmeldinger eller ansikt til ansiktsmøter, sier hun. Og noen ganger som trener, og / eller sjef, må du ordne - og kanskje til og med veilede - den første diskusjonen.
Gjør et takknemlig tre trinn
Gi - og oppfordrer kolleger til å gi - tre-trinns tilbakemelding, sier Dr. Gaddis. Slik fungerer det:
- Trinn 1: Si "Takk!"
- Trinn 2: La medarbeiderne vite hva de gjorde som betydde.
- Trinn 3: Gi dem beskjed om hva virkningen av deres oppførsel hadde på organisasjonen.
Eksempel: "Takk, Rita, for å dele den gode artikkelen du fant på effektiv teambygging. Ideene har allerede gjort stor innvirkning på hvordan jeg kommuniserer med teamet mitt," sier Dr. Gaddis.
Rethink Team Meetings
Bruk fokuserte, stand-up møter for å fremme teamkommunikasjon - i stedet for de tradisjonelle, søvnfremkalde, sit-down-athons. Noen kaller dem "scrums", og det er enda en "Scrum Alliance" som tilbyr tips, trening og sertifisering i veien for scrum. Ideen: Stå opp, runde "møter" holdes en gang om dagen i ikke mer enn 15 minutter, og alle deltakere må bidra. Bare tre ting er dekket: Hva de har oppnådd siden siste daglige scrum, hva de planlegger å oppnå mellom nå og neste daglige scrum og hva som hindrer fremgang, sier Renee Mzyk, leder av operasjonen i Scrum Alliance. Men det er definitivt ikke et planleggingsmøte eller en teknisk diskusjon, som begge kan komme ned i detaljer og bringe effektiv teamkommunikasjon til slutt.
Snakk det riktige kroppsspråket
Ingenting sier "Jeg bryr meg ikke om hva du snakker om" som å sende en tekst eller legge sammen armene når andre lagmedlemmer har gulvet. I stedet kan du prøve disse teknikkene, tilbys av Carol Kinsey Goman, Ph.D., en keynote-høyttaler, executive coach og media ekspert på effekten av kroppsspråk på arbeidsplassen. Hun er også en ledende blogger for Forbes og forfatter av "The Silent Language of Leaders: Hvordan kroppsspråk kan hjelpe - eller skade - hvordan du leder":
- Ansikt folk direkte (hjerte til hjerte). Selv om kvelden slår seg bort, signaliserer du mangelen på interesse og gjør høyttaleren stengt, sier Dr. Goman.
- Fjern hindringer mellom deg og de andre deltakerne. Telefoner, papir - alt som blokkerer visningen din. Eller enda bedre, kom ut bak skrivebordet ditt og sett deg ved siden av dem.
- Opprettholde positiv øyenkontakt. Økt øyekontakt fører nesten alltid til større smak og inkludering. Skiftende blikk eller skanning på rommet indikerer at du ikke lytter.
- Bruk håndflatehånd og åpne armbevegelser når du snakker. Disse stille signalene om troverdighet og godhet oppfattes mer positivt enn armer krysset og hender skjult eller nær kroppen, sier Dr. Goman.
- Synkroniser kroppsspråket med personen du har å gjøre med. Subtly matche den andre persons stand, armstillinger og ansiktsuttrykk - dette signaliserer at du er koblet og engasjert.
Unngå "Groupthink"
Hva har Pearl Harbor, den amerikanske invasjonen av Nord-Korea og invasionen av svinebukta i Cuba felles? Disse historiske "fiaskoene", som forfatter Irving L. Janis sier, kan ha blitt forårsaket av å unngå avvikende stemmer fra regjeringens diskusjoner i en feilaktig tilnærming han kalte "Groupthink." På den annen side viser slike politiske suksesser som den kubanske missilkrisen og Marshallplanen verdien av andre synspunkter, ifølge Janis. Bunnlinjen: Underholdende opprør over nye ideer eller politikker kan veldig godt fremme kommunikasjon ved å tegne i motvillige deltakere - og hjelpe deg med å ta bedre beslutninger - så oppmuntre det.
Hopp over skoen
Unngå scowling eller frowning mens diskusjoner finner sted siden disse reaksjonene ikke fremmer lagkommunikasjon, heller. For en ting, når du rynker, vil deltakerne trolig tro at du ikke liker det du nettopp har hørt - og vil holde sine meninger til seg selv, sier Dr. Goman. "Faktisk, når du viser noen ikke-verbal visning av sinne, irritabilitet eller irritasjon, er folk mer sannsynlig å holde tilbake sine ideer, begrense sine kommentarer og se etter måter å forkorte samspillet med deg." I stedet fokuserer på om det er sannhet i uttalelsen. Du kan alltid taktfullt adressere måten den ble presentert senere en-mot-en om nødvendig.
