Hvorfor ville en kontos fordringsbalanse være negativ?

Kundefordringer er en aktivakonto. Det er en representasjon av alle beløp som kundene skylder din bedrift for salg gjort på konto. Som en eiendel har den en vanlig debetbalanse. Hvis transaksjonene er feilskrevet til kundefordringer, også kjent som A / R, kan det føre til en negativ saldo på bøkene.

Tips

En måte som mottar kundefordringer kan bli negativ, er dersom forhåndsbetalt inntekt er registrert feil. Det kan også skje når en kunde foretar en betaling etter at du har skrevet av kontoen sin

Det grunnleggende

Når du selger til en kunde og har til hensikt å samle inn betaling på et senere tidspunkt, registrerer du transaksjonen ved å debitere kundefordringer og kreditere en inntektskonto. Hvis transaksjonen involvert materielle varer i stedet for tjenester, vil du også debet kostnadene for solgte varer og kreditere lagerkontoen. Senere, når du mottar betaling på kontoen, har du debetkort og kredittkontoer som er fordringer. Dette bør resultere i vanlige saldoer av debet i aktivakontiene og kreditter i ansvars- og inntektsregnskapet. Kundefordringer har en negativ saldo når den har flere kreditter enn debet, fordi det ville være motsatt av den normale balansen.

Forhåndsbetalt inntekt opptatt feil

En måte som mottar kundefordringer kan bli negativ, er dersom forhåndsbetalt inntekt er registrert feil. Når du mottar betaling for plikter som ennå ikke er utført eller varer som ennå ikke er levert, skylder du noe for en kunde. Dette skaper en forpliktelse for bedriften din, og kalles forbetalt inntekt. Hvis du i stedet bruker betalingen til kundens konto og oppretter en kredittbalanse i fordringene, kan du føre til at A / R er negativ. Eiendeler kan ikke være negative. Du har dem, eller gjør du ikke. Denne kontoen skal være en ansvarskonto i stedet, og viser at du skylder den mengden varer eller tjenester til kunden.

Betalinger etter avskrivninger

I løpet av forretninger og aksepterer betalinger etter at du har levert varer eller tjenester til kunden din, vil du av og til ha problemer med manglende betaling. Bedrifter alder regnskapene, eller undersøke hvor langt forfalt kontoene er. De bruker denne aldringsrapporten og tidligere erfaring for å avgjøre hvor sannsynlig det er å samle gjelden. Terskelen kan variere fra bedrift til bedrift, men kan være måneder eller år. Når gjeldene anses å være uoppkjøpelige, vil du debet dårlig betaling og kreditt A / R for å fjerne beløpet fra dine eiendeler. Manglende avskrivning av fordringer overstiger A / R, noe som kan gjøre at det ser ut til at du har mer eiendeler enn du faktisk kan utnytte til å betale driftskostnader og møte gjeldsbetalinger.

Noen ganger vil en kunde foreta betaling etter at du har skrevet av kontoen sin. En negativ A / R-balanse kan oppstå hvis du aksepterer betalingen uten å først reversere oppføringen som skrev av den svake gjelden. Du vil debete A / R for å øke det tilbake til balansen før avskrivningen, og kreditere dårlig gjeldsutgift for å redusere det med det beløpet som nå kan samles inn. Da vil du akseptere betaling som vanlig, debitering av kontanter og kreditering A / R.