Virtuelle assistenter jobber som uavhengige entreprenører som tilbyr kontorist og en rekke tjenester som ligner på kontorsekretærer, administrative assistenter og kontorpersonale. De jobber vanligvis fra et hjemmekontor utstyrt med faksmaskin, datamaskin, skrivebord, skriver og internettilgang. De typer programvare som kreves av virtuelle assistenter, avhenger av deres bransje. Alle virtuelle assistenter bruker et generelt sett med programvare for å tilby tjenester og administrere en bedrift.
Desktop Publishing
Desktop publishing-programvare inkluderer tekstbehandling, presentasjon, regneark og databaseprogramvare. Virtuelle assistenter som arbeider i markedsføringsindustrien krever publiseringsprogrammer for å lage flyger, nettsteder, postkort, invitasjoner og ulike typer publikasjoner. Andre krav inkluderer tillegget som følger med tekstbehandlingsprogramvare, stavekontroll og grammatikkontroller, tesaurus, ordbok og språkoversettere.
transkripsjon
Transskripsjon består av opptak og skriving av diktering; transkripsjonsprogrammer gjør det enkelt å spille av en innspilt kommunikasjon. Den virtuelle assistenten kan stoppe, starte, spole tilbake og pause opptaket. Du kan sende det registrerte transkripsjonen via e-post som eller som en komprimert fil. Fra 2011 inkluderer vanlige formater MP3 og WMV. Flere opptaksprogrammer er kompatible med forskjellige formater.
bokføring
Administrere en virtuell assistentvirksomhet krever bokføring og faktureringsprogramvare. Virtuelle assistenter som spesialiserer seg som bokholderne, bør bruke et alt-i-ett bokføring system. Disse assistentene kan opprette fakturaer, sitater og forslag; rekordbetalinger; og sporing av arbeidstid med ett program eller med forskjellige programmer for desktop publisering.
Kommunikasjon
Kommunikasjonsprogramvare er en annen nødvendighet for virtuelle assistenter. Faks- og e-postprogramvaren som er tilgjengelig, tilbyr tilpassing og ferdige maler. Virtuelle assistenter kan velge å lage en mal som passer til deres forretningsbilde. Ved å bruke en Internett-telefontjeneste, reduseres kostnadene for langdistanse og månedlige telefonregninger. Bruk av e-post og faksprogrammer på Internett krever en god internettforbindelse.
