Nøyaktig samling av møterminutter bidrar til at deltakerne blir fokusert på tildelte oppgaver, reduserer feilkommunikasjon og forbedrer effektiviteten av etterfølgende møter. Fordelene med klare og omfattende møterminutter betyr at enhver bedriftseier, leder eller annen leder som regelmessig holder møter, bør fastsette retningslinjer for å ta minutter. Disse retningslinjene skal dekke hva som skjer før, under og etter møtet.
Før møtet
Bestem hvem som tar minutter
Mens en tilsynelatende menial oppgave krever opptaksmøter, betydelig oppmerksomhet på detaljer. Som et resultat av dette, bør minutttakeren ha minimal deltagelse i møtet. Dette gjør det mulig å fokusere mesteparten av din energi på å registrere viktige punkter i møtet.
Tips
-
Bedrifter bruker ofte ledende assistenter eller resepsjonister til å ta minutter siden disse medarbeiderne ofte ikke har en aktiv rolle i selve møtet.
Bruk en standardisert form
Opprett din egen standardiserte møtesmåneform som skal brukes under møtet. Standardisering hjelper minutttakeren å vite hvor å sette informasjon og hjelper også deltakere til å lese dokumentet senere. Grunnleggende informasjon bør omfatte:
- Liste over deltakere.
- Dato.
- Liste over emner som skal diskuteres.
- Handlingsplan bestemt for hvert emne.
- De som er ansvarlige for å utføre disse handlingene.
Under møtet
Fyll ut viktig informasjon
Før møtet offisielt begynner, fyll inn viktig informasjon som deltakerne og datoen. Dette forhindrer unødig sløsing med tid under selve møtet.
Opptak Kun viktig informasjon
Møte minutter bør ikke transkribere et helt møte. Tvert imot møter protokollene viktige oppgaver og retninger i et forenklet format. Dermed bør du registrere opplysninger som delegering av plikter, forfallsdato, de som er tildelt disse plikter og annen tilsynelatende relevant informasjon. Møte minutter bør ikke inneholde generelle diskusjoner eller tangentiell informasjon.
Be om avklaring
Protokollen må nøyaktig gjenspeile de viktigste poengene i møtet. Be om avklaring hvis noen opplysninger som er diskutert under møtet, er uklare. Gjett aldri, eller du risikerer unøyaktig informasjon eller utelatelser. Når du spør om avklaring, følg alltid møteprotokoller. Noen møter tar en uformell tilnærming, mens andre vedtar de strukturerte Roberts ordensregler.
Se tidligere protokoller
De nåværende minuttene du kompilerer, kan referere til tidligere møterom. Dette krever at du tar med siste møte minutter til det nye møtet, slik at informasjonen er lett tilgjengelig for alle deltakere.
Etter møtet
Gjennomgå protokoller
Kontroller møtet minutter for typografiske feil eller uklare setninger. Løs disse før du fullfører minuttene. Eventuelle feil kan potensielt forårsake forvirring angående viktige oppgaver.
Send til deltakerne
Send møtet minutter til deltakerne til møtet for godkjenning. Dette gir deltakerne mulighet til å stille spørsmål eller rette feil. Informer alle deltakerne om endringer skjedde.
Fullfør og fil
Når alle deltakerne har godkjent protokollen, skriv minuttdokumentet med godkjenningsdatoen angitt ved siden av signaturen. Deretter legger du inn protokollene på datamaskinen eller i en mappe med andre møterminutter. Hold alle møtetidene sammen, noe som muliggjør enkel transport til fremtidige møter og gir en sentral plassering hvis noen trenger å referere til dokumentene.
