Rekordadministrasjon er en må-ha-funksjon av bedrifter, ideelle organisasjoner, offentlige organer, sosiale byråer, medisinsk, handel, finans, skoler, høgskoler og universiteter og alle andre typer enheter som genererer informasjon som behøver for en bestemt tidsperiode. Individuelle husholdninger må også utøve god rekordbehandling. Rekordadministrasjon er dessuten en systematisk, organisert, planlagt og kontrollert prosess for å styre eller spore livscyklusen av poster. En plate kan være et håndgripelig papirobjekt, eller det kan være i digital eller elektronisk form. Rekordene kan holdes på finansielle, medisinske, informative, formelle dokumenter, kontorsdokumenter, lønn, myndighetsskjemaer og e-postmeldinger blant hundrevis av andre typer poster. Rekordhåndtering adresserer de tre faser av livssyklusen av poster: Opprettelsen eller mottakelsen av en plate; vedlikehold, sikker lagring, gjenfinning eller generell bruk av en plate; Avhending av en rekord.
Opprettelse av poster
Opprettelse eller mottak av poster er det som skaper etterspørselen etter rekordbehandling. Det være seg et ansettelsesprogram, en faktura eller en lagerstyringsrapport, når rekordet er opprettet, må alle andre operasjons- eller administrasjonsfunksjoner for den posten være ansatt. En funksjon av prosesshåndteringsprosessen er å bestemme flytningen av posten når den er opprettet eller mottatt. Hvem må se posten? Hvor går posten etter at alle har sett eller handlet på posten (for eksempel registrering av betaling på konto)? Hvem er ansvarlig for sikker oppbevaring av posten? Alle disse spørsmålene trenger godt kommuniserte svar.
Opprettholde poster
Opprettholde posten innebærer å utvikle operasjoner for å lagre posten. En rekke hensyn må realiseres ved lagring av poster, inkludert å gjøre platen tilgjengelig for gjenfinning av de som trenger å referere til informasjonen eller ha tilgang til postens personlige karakter. Den andre siden av å gjøre rekordet tilgjengelig, angir hvem som ikke har tilgang til posten. Når posten er ute av lagringsplassen, er det viktig å ha god rekordstyring for å få et system på plass for å avgjøre hvem som har posten, hvor de har posten og når de har til hensikt å returnere posten. Å sørge for riktig avkastning av posten er også en viktig del av arkivstyringssystemet. Sikker lagring av poster kan inneholde lagring av digitale kopier av hver rekord utenfor lokaler i et annet kontor eller i et bankboks. Rekordene skal lagres på et tørt, kjølig sted for å unngå skade på papir eller elektroniske kopier. Arkivprosesser er en del av vedlikeholdsfasen av rekordhåndtering. Bestemme når en plate blir kvalifisert for arkivering er en del av arkivstyring. Velge hvor postene arkiveres og hvor lenge arkene arkiveres, er også en del av denne funksjonen. Noen poster som historiske poster kan holdes for livet og noen ganger utenfor virksomheten. For byer, stater og townships må historiske poster bli lagret på ubestemt tid.
Avhending av poster
Disponering av poster i riktig tidsramme er kritisk. Avhending av de fleste poster bør fullføres ved å kutte. Betraktninger for bortskaffelse inkluderer å bestemme hvor lenge rekordet skal lagres. Tidsrammen for å holde oppføringer er avhengig av arten av posten. Noen rekordlagring er diktert av regjeringsforskrifter som skatteoppføringer, noen av bankene for låneadministrasjon og noen av juridiske retningslinjer som inkorporeringspapirer. Det inkluderer også å bestemme hvordan poster blir kastet, for eksempel ved å kutte i selskapet eller ansette et eksternt firma for å rive og utvikle et sporingssystem for avhending, kan også være nyttig. Oppføring hvilke poster etter kategori hvor de ble avhendet, hvordan de ble kastet bort, og hvor kan være gunstig for langsiktig rekordbehandling. Videre kan implementering av en sign-off-mekanisme for avhending av dokumenter bidra til at alle som trenger å vite, vet før noen poster blir ødelagt.
Andre hensyn til Records Management
Flere andre alternativer for å imøtekomme med et rekordstyringssystem inkluderer dokumentasjon og kommunikasjon av retningslinjer og prosedyrer som er knyttet til all rekordbehandling, utvikling og implementering av kontrollmekanismer og prosedyrer for hver fase i rekordhåndtering og å holde registreringsstyringssystemene enkle og enkle å kommunisere og enkelt å administrere.
Ressurser for Læringsregistrering
Det er hundrevis av ressurser tilgjengelig for å lære effektiv registeradministrasjon. Tekniske skoler, høgskoler og universiteter, online opplæring og referanse bøker florerer på den lokale bokhandel eller høyskole bokhandel som kan hjelpe med å utvikle et effektivt og lovlydige rekordstyringssystem. Kontroller også alltid lokale, statlige og føderale forskrifter angående spesifikke regler for registrehåndtering.
