Tradisjonell prosjektkommunikasjon fant sted innenfor en klart definert struktur ved bruk av kanaler som intern post, telefoner, notater og formelle møter. Moderne prosjektkommunikasjon bruker teknologi som e-post, intranett og sosiale medier for å dele informasjon innenfor en mer fleksibel lagstruktur. Kommunikasjonsbehovene har endret seg i tråd med fremveksten av nye tilnærminger til prosjektledelsen og behovet for å informere en bredere gruppe interessenter.
metodikk
Et tradisjonelt prosjektlag behandlet prosjektet i separate stadier, og fullførte hvert trinn før du startet det neste. Teamet dokumenterte hvert trinn og fikk en avmerkning før de gikk videre. Ifølge Project Smart er moderne praksis å vedta en smidig prosjektmetode hvor prosjektfaser kan overlappe når gruppemedlemmene behandler individuelle sykluser, og endrer dem i tråd med tilbakemelding. Dette kompliserer kommunikasjon, legger vekt på statusoppdateringer og enkel tilgang til den nyeste prosjektinformasjonen.
Team
Et moderne prosjektteam omfatter en bred gruppe faste og midlertidige medlemmer. I tillegg til interne medarbeidere kan et team også inkludere konsulenter, leverandører, forretningspartnere og firmaer som leverer IT-tjenester. Prosjektlederen må sørge for at alle gruppemedlemmer har sikker tilgang til prosjektkommunikasjon for perioden av deres engasjement. Ifølge Project Place er et prosjekt et midlertidig sosialt system der suksess avhenger av samarbeid, kommunikasjon og engasjement gjennom gjennomsiktig informasjonsdeling.
interessenter
Moderne prosjekter har en mye større gruppe interessenter. I tillegg til å kommunisere med lagmedlemmer og sponsorer, anerkjenner prosjektledere viktigheten av å holde alle interessenter, inkludert samfunnet, regulatorer, myndigheter og investorer fullt informert. Ifølge Cornwell management konsulentfirma bidrar ineffektiv kommunikasjon til mangelen på suksess i over 65 prosent av mislykkede prosjekter.
kanaler
Moderne prosjektkommunikasjon utnytter nettverkskommunikasjon for å forbedre samarbeidet. E-post og direktemeldinger gjør det mulig for gruppemedlemmer å dele informasjon raskt og enkelt, i stedet for å stole på papirbaserte kanaler som interne notater eller fakser. Prosjektportaler gir et enkelt sikkert tilgangspunkt for all prosjektinformasjon og dokumentasjon via Internett. Videokonferanse gjør det mulig for lagmedlemmer å sette opp fremdriftsmøter, selv når lagmedlemmer er på forskjellige steder. Teknologier som blogger og sosiale nettverk forbedrer prosjektkommunikasjonen ytterligere, skaper en følelse av fellesskap og gjør det mulig for interessenter å gi tilbakemelding som kan påvirke prosjektet
