Leie er en felles bekostning for en bedrift. Det er ulike måter leie kan beregnes, avhengig av oppsettet. I noen tilfeller vil en bedrift ha en avtale med en utleier for utsatt leie, ofte fordi utleieren tilbys en eller flere gratis måneder i leietidens leieavtale. Det kan du se på virksomhetenes balanse som "utsatt leiekostnad", som ganske enkelt er hvordan revisor delte utbetalingene i løpet av en bestemt periode for å gjøre budsjetteringen enklere.
Hva er utsatt leieavgift?
Hvis du signerer en leieavtale på en leilighet, og den første måneden er gratis, vil du bare nyte en måned uten å betale leie. Men det er ikke så lett for en bedrift, spesielt hvis den frie leien utvides over flere måneder. Bedrifter må vise månedlige driftskostnader av en rekke årsaker. For å gjøre det lettere, bruker regnskapsførere noe som kalles utsatt leieforpliktelse, hvor de tar et helt års leie og deler det med 12 for å få opp en månedlig leiebetaling for balansen.
Regnskapsførere vil noen ganger referere til denne type regnskapsføring som lineær regnskap, noe som ganske enkelt betyr at leieutgiften utjevnes over vilkårene i leieavtalen. Et lignende konsept gjelder for budsjettregning som verktøyselskaper tilbyr sine kunder. I stedet for å ha en regning som svinger fra måned til måned, kan du velge å få regningen anslått og gjennomsnittlig oppover i løpet av et år. Dette gjør det lettere å nå ditt månedlige husholdningsbudsjett, siden du vil vite hvor mye som kommer til din el- eller vannregning hver måned. Det samme prinsippet gjelder for virksomhetsbudsjettering.
Utsatt leie og ujevn betalinger
Denne regnskapsformen kan også benyttes dersom en bedrift behandler ujevne månedlige utbetalinger. Du kan for eksempel få rabatt av utleier i løpet av desember for å regne med de mange dager kontoret din blir stengt for ferien. Hvis bedriften din må forlate rommet for en periode på grunn av bygg- eller bygningsskade, kan utleier avstå fra leien din i løpet av denne perioden, noe som tvinger deg til å beregne budsjettet ditt for året.
Skjulte utgifter kan også gjøre leieutbetalinger ujevn, så vel som uforutsigbare. Dessverre kan dette gjøre budsjettering riktig beløp for utleie komplisert, ettersom utgifter som vedlikeholdsgebyr for bygningen kan svinge over tid. Av den grunn kan en bedrift avrunde dette tallet for å sikre at budsjettet inkluderer tilleggsavgifter som oppstår fra en måned til den neste.
Leie øker over tid
Du kan ha en leieavtale der du vet på forhånd at leien vil øke med et visst beløp. Det første året kan settes til en sats, for eksempel en 5 prosent økning når du når slutten av det aktuelle uttrykket. Hvis leien din løper fra 1.-31. Juli, men regnskapsåret er 1. januar til 31. desember, vil du håndtere fem måneders høyere leie, noe som skaper ulikhet. Akkurat som du ville hvis du hadde mottatt gratis måneder ved starten av leieavtalen, må du beregne månedlig leie basert på summen av hele årets leieutbetalinger. Dette betyr at i begynnelsen av hvert år må du nøye vurdere leiekontrakten din for å identifisere eventuelle økninger som kan tre i kraft i løpet av det året, og deretter budsjett dine månedlige innbetalinger tilsvarende.
Hvorfor bedrifter bruker utsatt leieforpliktelse
Et virksomhetsbudsjett viser sin innsats for å forbli så kontant positiv som mulig gjennom året. Balansen vil vise eiendeler - alt virksomheten eier fra kontanter til utstyr og inventar - samt forpliktelser, som inkluderer de mange utgiftene som en bedrift oppstår i løpet av forretningen. Målet for enhver bedrift er å vise at dets eiendeler er sterke nok til å oppveie de mange forpliktelsene det naturlig vil tilfalle når det vokser.
Når leien svinger fra en måned til den neste, kan det være vanskelig å nøyaktig avgjøre hva en virksomhets månedlige gjeld egentlig er. Kvelder det ut gjør ting mer forutsigbare. Kanskje enda mer fordelaktig er det faktum at bedrifter med rett foring kan utnytte eventuelle utsatt de får hele året. Så hvis en bedrift betaler $ 1000 i måneden, men får tre gratis måneder i starten, kan virksomheten trekke $ 3000 fra summen, og deretter dele den ut i løpet av det første året. Dette viser et månedlig ansvar for leie som er betydelig lavere enn det ville vært uten den rabatten. En bedrift som søker finansiering eller gir finans til aksjonærer, kan komme ut mer positivt takket være denne billigere månedlige kostnaden.
Hva er den utsatte leieberegningen?
Beregning av utsatt leie krever en ganske enkel formel som kan brukes hvert år. Når du bestemmer neste års budsjett, skal du bare regne med alle kostnader som er relatert til leie for alle tolv måneder. Hvis leasemidlet ikke bryter inn alle ekstra gebyrer til en klumps leiebetaling, legger du til de oppe også. Hvis du har en netto-leieavtale, hvor du betaler leie, eiendomsskatt og forsikringspremier, legger du til alle disse skattene og premiene i årlige utbetalinger. Så hvis du betaler $ 1000 i måneden for leie og $ 200 i måneden for skatt og forsikring, multipliserer $ 1200 med 12 for å få din årlige leieinnbetalinger på $ 14 400. Hvis imidlertid utleieren tilbyr tre måneders leie gratis som innflytelse, trekker du $ 3000 fra det totale for å få $ 11 400, så fordel det tallet med 12, noe som bringer din månedlige leie-, forsikrings- og eiendomsskatt til $ 950, en bemerkelsesverdig reduksjon fra den opprinnelige $ 1200 i måneden.
Hvordan utsatt leie fungerer
Når leie avvikles for en innledende periode etter innflytting, behandler regnskapsteamet det som en kreditt for bokføring. Så hvis du flytter inn den 1. august, og leien din er ledig til 1. desember, vil regnskapsførerne i utgangspunktet opprette en gjeldskonto og behandle den ubetalte leien som kreditt i den kontoen. Når 1. desember kommer og du er ansvarlig for hele beløpet, vil en del av den ubetalte leie bli brukt, sammen med pengene du har beregnet at du betaler etter rabatten.
Hvis din månedlige leie er $ 1000 og leie for de første tre månedene er gratis, er leien din $ 12.000 for året, men trekker $ 3000, siden de første tre månedene er gratis. Din beregning sier at du betaler $ 12000 mindre $ 3000, eller $ 9000, som fordelt på 12 er bare $ 750 per måned. Men din utleier forventer $ 1000, ikke $ 750, så den ekstra $ 250 vil komme fra den ansvarskontoen din bokholder skapte tilbake 1. august. Du tar $ 250 fra den kontoen hver måned i tre måneder, og begynner å betale hele $ 1000 ut av ditt vanlige budsjett.
Full service brutto leieavtaler
Fluktuasjoner kan faktisk unngås i den måten leien blir forhandlet på. Den mest populære leieavtalen er full service brutto leieavtalen, også kalt modifisert brutto eller endret nett. Med denne typen leieavtale deles utleier og leietaker driftsutgifter, som deretter blir samlet inn i månedlig leiekostnad. Dette gjør det lettere å tegne utleie i løpet av leieperioden, da det ikke vil gå opp eller ned når kostnadene endres. Du må fortsatt ta hensyn til utsatt leie hvis du får en gratis måned eller to i begynnelsen av leieavtalen, men når du er låst inn i en leieavtale, kan du regne med den månedlige utgiften til den slutten av termen, når beløpet kan økes hvis utleier velger.
En ulempe for en fullstendig brutto leieavtale er at dersom driftskostnadene er lavere enn opprinnelig beregnet, vil du ikke få en reduksjon fra leien din for det. Med mindre leasemidlet er spesielt sjenerøst, vil du sannsynligvis ikke engang se en dråpe i leiekostnaden når du når slutten av leieavtalen. På plussiden, skjønt, hvis kostnadene plutselig øker i løpet av året, vil beløpet du betaler ikke gå opp. Men det er sannsynlig at utleier vil se på hva du har betalt og øke beløpet når leieperioden er oppe.
Regnskap for kortsiktig og langsiktig utsatt leie
Å legge enda et nivå til dette er det faktum at leieavskrivninger kan klassifiseres som enten kort eller langsiktig. I noen tilfeller deler regnskapsførere utleiebetalinger til nåværende og ikke-løpende utgifter, da ikke-løpende leiebeløp ikke vil bli brukt innenfor budsjettperioden. Med andre ord, hva du betaler neste år er neste års problem og dermed klassifisert som en langsiktig kostnad. På grunn av dette vil du ikke inkludere neste års femårige leieøkning når du lager årets budsjett, selv om du vet at det kommer. I stedet splitt leien betalinger over 12 måneder basert utelukkende på hva du betaler for budsjettperioden.
Å håndtere økende priser
Det beste med å overvåke leieinntektene på balansen er at du holder øye med utgiftene. Base år utgifter kan enkelt lure deg siden de fleste leieavtaler er satt til en viss pris for det første året for å se om det dekker alt. Det er ikke uvanlig at leietakere ser leie for kommersiell plassøkning i år to, basert utelukkende på det faktum at det første års driftskostnader var høyere enn opprinnelig planlagt.
Hvis du oppdager at virksomheten din leier øker vesentlig med andreårsmessig leieavtale, spør utleieren din om å vise deg en kopi av disse driftskostnadene. Fortrinnsvis får du en oversikt over alt du betaler månedlig i denne leiebetalingen. Du er alltid fri til å ta kontoret ditt andre steder, men det kan være kostbart å flytte. Av den grunn vil det være til fordel for deg å diskutere med utleier muligheten for å forhandle økningen, slik at du fortsatt får en god pris.
Utsatt Leie og Oppkjøp
På et tidspunkt i livet til en bedrift, kan et annet selskap gjøre et kjøpetilbud. Hvis tilbudet er akseptert, vil regnskapsteamet i det overtakende selskapet ønske økonomisk, siden kjøperen påtar seg alle eiendeler og forpliktelser i selskapet som det erverver. Når det skjer, kan utsatte leiebeløp i balansen komplisere ting, spesielt hvis leiebetingelsene betyr at leien vil øke i senere måneder. Hvis denne økningen setter leien over markedsrenten, har det overtakende selskapet en gjeld på hendene.
Når en slik gjeld vises i budsjettet, har et overtakende selskap en beslutning om å gjøre, som ofte styres av regnskapsrådets råd. I dette tilfellet kan det være fordelaktig å flytte kontorer til et nytt sted, selv om det vil koste penger å flytte. Det beste å gjøre er å bestemme rettferdig markedsrente og kjøre en kostnadsjämförelse, og presentere informasjonen til de aktuelle partene.
