Et brev til pastoren din for en innsamlingshendelse kan ta to former: Det kan være en forespørsel om tillatelse til å organisere arrangementet, eller en forespørsel om pastoren å delta eller delta i arrangementet. Når du skriver begge typer brev til pastoren, må du alltid sørge for at det er presis, høflig og sendt tidlig nok til å gi tid til behandling og planlegging.
Angi formålet med brevet i åpnings setningen. Denne setningen skal være kort og avsløre om dette er en invitasjon til en hendelse eller en forespørsel om tillatelse til å organisere en. Ikke ta med datoer, tider eller steder i første setning. Du bør oppgi navnet eller hensikten med pengeinnsamlingen i denne setningen.
Bruk to eller tre støttende setninger i første ledd for å utvide detaljene i arrangementet. Disse setningene vil beskrive elementer som dato, klokkeslett og pris for arrangementet. Hvis arrangementet har blitt holdt før, fortell pastoren utfallet av innsamleren i fortiden.
Åpne andre ledd ved å beskrive behovet som vil bli møtt av arrangementet. Følg dette med mer beskrivende informasjon, og diskutere hvorfor dette behovet er viktig. Vær sikker på at det er klart hvorfor dette fortjener pastors tid og oppmerksomhet. Takk pastoren din for å ta deg tid til å lese om din innkallingsforespørsel.
Skriv og send brevet minst en måned før hendelsesdatoen. Mengden ledetid bør være lengre hvis dette er en forespørsel om å organisere en hendelse eller om pastoren vil være nødvendig for å hjelpe med hendelsen. I dette siste tilfellet bør minst tre måneder være tillatt i stedet for en måned. Bokstavets overordnede format skal følge det formelle forretningsbrevet.
