Bedrifter som opprettholder små penger til å betale for små etterspørselsbehov, bør gjennomføre ordinære kontrollprosedyrer for småkontanter for å sikre at ansatte bruker små penger av passende grunner og riktig tar hensyn til småbørsen som brukt. Når det er mulig, skal en person som ikke har tilgang til små penger, være den som er ansvarlig for revisjon av små penger.
Timing av revisjoner
Småbeholdningsrevisjoner skal gjennomføres tilfeldig og uten varsel til andre ansatte. Uten tilfeldige revisjoner har ansatte som "låner" fra små penger av personlige grunner tid til å sette pengene tilbake på plass før du kontrollerer midlene.
Totalt innholdet
Å balansere små penger i boksen eller skuffen er det første trinnet i revisjon. Summen av alle små penger og kvitteringer for småbarnsartikler ble brukt til å betale for, lik den totale mengden av småkasser holdt for bruk. For eksempel, hvis du opprettholder $ 500 i små penger og har $ 150 i kvitteringer for småkasseutgifter, bør du ha $ 350 i kontanter igjen i skuffen. Uraccounted for penger eller kvitteringer bør noteres i en revisjonsrapport, og alle ansatte med tilgang til små penger skal stilles spørsmålstegn ved forskjellen.
Gå gjennom kvitteringene
Hver kvittering skal tydelig forklare varen / varene som er kjøpt. Hvis varen (er) som er kjøpt, ikke er klar fra selve kvitteringen, skal varen / varene noteres skriftlig på kvitteringen sammen med eventuelle forklaringer som er nødvendige for utgiften. Hver vare som er kjøpt, bør utgjøre en hensiktsmessig bruk av småkassefond og godkjennes av en leder eller veileder, som angitt i selskapets retningslinjer. Eventuell uheldig bruk av små penger, som for personlige gjenstander, bør noteres i rapporten. Eventuell bruk av små penger for å dekke de normale driftskostnadene bør noteres i rapporten og forklares av de ansatte slik at du kan avgjøre om endringer skal gjøres i driftsprosedyrer for å dekke disse kostnadene på en annen måte.
Gå gjennom hovedboken
Hver småpengekostnad bør reflekteres på den generelle regnskapsprinsippet. Kontroller kvitteringene for forklaring av utgiften, og bekreft at utgiften ble lagt ut på riktig hovedbokregningskonto.
Bekreft varene som er kjøpt
Når det er mulig, bør du be om å se varen som er kjøpt med små penger, særlig når det gjelder ikke-forbruksvarer. Hvis ansatte brukte små penger til å kjøpe lite utstyr eller andre ikke-forbruksfrie nødvendigheter, bør de kunne vise plasseringen av varen / elementene.
