Begrunnelsesrapporter anbefaler endringer i forretningspolitikker eller prosedyrer. De gir bevis som begrunner et tiltak som løser et problem eller forbedrer ytelsen, for eksempel. De presenterer ofte løsninger som resulterer i økonomiske besparelser eller gevinster. For å opprette en effektiv rapport må du produsere overbevisende argumenter og dokumentasjon som støtter endringene du foreslår.
Bruk en grunnleggende notatrubrikk (Til / Fra / Dato / Emne) og fyll det inn. Gjør det klart hvem som skal lese rapporten, hvem skrev den og hva innholdet er.
Skriv et åpningsavsnitt som beskriver problemet eller hensikten med rapporten din. Forklar i noen setninger hva dine anbefalinger er, og forklar fordelene de vil bringe.
Skriv en introduksjon til rapporten din som beskriver detaljer og betydning av rapporten din mer detaljert. Ta med relevant bakgrunnsinformasjon som vil hjelpe leseren til å forstå motivene og begrunnelsen bak anbefalingene dine.
Bruk hoveddelen av rapporten til å forklare hvordan du foreslår å implementere anbefalingene. Gi spesifikke detaljer om de nye prosedyrene eller løsningene og effektene de vil ha. Forklar hvem som vil være involvert, hva de skal gjøre, hva det vil koste, og hvor lang tid det tar å utføre.
Oppgi forskningen eller metodene du fulgte for å komme frem til dine konklusjoner. Inkluder ulemper og problemer de nye prosedyrene kan skape, samt fordelene. Vær presis, organiser materialet ditt logisk, og vær rettferdig; Dette vil legge til kraft for dine argumenter.
Fullfør begrunnelsesrapporten din med en kort oppsummering av konklusjoner og anbefalinger. Ikke legg inn ny informasjon på dette stadiet; i stedet gjennomgå hovedargumentene til støtte for dine anbefalinger. Skriv et kort avsluttende avsnitt for notatet ditt.
Tips
-
Fremhev fordelene med dine anbefalinger, og forklar hvordan de oppveier eventuelle ulemper. Hold skrivingen positiv. Unngå ord som kanskje, kanskje og muligens. Gi balanse til rapporten ved å diskutere alternative løsninger. Legg anbefalingen du føler er mer lovende sist. Vær klar over hvilke trinn du tror bør tas i dine anbefalinger. Unngå generaliteter; være spesifikk. Sett inn hver anbefaling med et aktivt verb for å legge til styrke til dine forslag.
