Fra hallways og klasserom av høyere utdanning til styret rom av corporate America, erklæringen bokstaver tjene myriad formål i riket av kommunikasjon. Som navnet tilsier, erklærer brevet noe. Det kan også betraktes som en faktum, en kunngjøring eller en avklaring. Noen ganger er et problem i strid eller penger eller omdømme står på spill. Uansett grunn du skriver et erklæring brev til din organisasjon, vedta en fornuftig og logisk tone, opprettholde fokus og holde brevet kort og konsistent.
Oppgi erklæringsbrevets formål
Oppgi formålet med å skrive erklæringsbrevet. For eksempel, si at du skriver et erklæring brev til dine ansatte for å kunngjøre lanseringen av et nytt produkt eller en tjeneste. Avfall er ikke tid til å komme til poeng: "Jeg skriver for å kunngjøre at etter fire års intensiv studie og forskning, vil ABC Vitamin Company lansere et nytt fordøyelseskort, kalt Quell, 17. februar."
Fyll ut detaljene
Gi andre relevante opplysninger om erklæringen. I dette eksemplet kan du ønske å inkludere hvor mye kostnaden vil koste og hvor det vil bli solgt.
Planlegg tid til å svare på spørsmål
Forutse behovene til publikum - i dette tilfellet, dine ansatte. De vil vite hvordan deklarasjonen - produktlanseringen - påvirker dem. I stedet for å legge ned brevet med detaljer, kan du ønske å ringe til et møte for å avdekke produktet og svare på spørsmål. Oppgi tidspunkt og dato for et slikt møte i brevet, og angi om det er valgfritt eller obligatorisk å delta.
Lukk erklæringen
Lukk din erklæring brev på en deft notat, tar hensyn til bedriftskultur og dagens dynamikk. Du ønsker kanskje å fremvise, og gi en prognose av hva deklarasjonen - produktlanseringen - kan bety for din bedrift. Du kan utstede en oppfordring til handling, eller trinnene du forventer at ansatte skal ta på grunn av erklæringen. Eller, hvis du føler motstand i horisonten, uttrykker du håp om at organisasjonen din vil samles for å gjøre kilden til erklæringen til en suksess.
Avslutt ting ved å takke mottakerne for deres tid. Direkte foreløpige spørsmål til nærmeste veileder eller bedre ennå, til deg direkte, for å bøye en ånd av samarbeid.
Gjør en grundig korrekturlesing
En erklæring om interesseerklæring blir ofte en del av selskapets historie - og kan bli lagt ut på nettsiden for utenforstående å se. Som sådan bør det være en kilde til stolthet og løslatelse. Gi deg tid til å korrekturlese, redigere og revidere erklæringens brev. Spør en betrodd kollega eller fortrolige til å gjennomgå brevet og invitere sine kommentarer og konstruktiv kritikk. Gjør erklæringen et eksempel for å inspirere andre.
