Interne kontroller gir et system med kontroller og balanser som arbeider for å forhindre forsettlige eller utilsiktede datainngangsfeil, bedrageri og tyveri. Et sterkt internt kontrollsystem må sikre at ingen enkeltmedarbeider eller grupper av ansatte opprettholder for mye kontroll eller innflytelse over kontantstrømmer, finansielle data, beholdning og andre forretningsmessige eiendeler. Segregating plikter så mye du kan, er en av de beste måtene å beskytte din virksomhet på.
Separate inkompatible oppgaver
Komplett oppdeling av oppgaver skiller ut uforenlige funksjoner - oppgaver eller aktiviteter som gir en eller flere ansatte mulighet til å begå og skjule feil, bedrageri eller tyveri. Institutt for internrevisorer identifiserer forvaring av eiendeler, godkjenninger og godkjenninger, og registrering og rapportering som de tre hovedkategorier av inkompatible plikter. I henhold til IIA skal arbeidsflytansvar forhindre at en person har både tilgang til og ansvar for å regnskapsføre økonomiske og fysiske eiendeler.
Forhindre tyveri og bedrageri
Lønn og innkjøp er to områder som krever oppdeling av arbeidsoppgaver. I lønnsavdelingen, forhindrer spøkelsesansatte - noen som er registrert i lønnsystemet, men hvem som ikke virker for deg - ved å sørge for at personen som er ansvarlig for å samle og vedlikeholde medarbeiderens personlige og økonomiske opplysninger, ikke også behandler lønnslisten. Vakt mot uautoriserte kjøp eller leverandørfavoritt ved å skille ordreinngang og godkjenningsoppgaver.
Reduser feil
Segregning av plikter kan bidra til å redusere utilsiktede feil som påvirker bunnlinjen. Å utpeke en teamleder eller veileder til å gjennomgå og sammenligne transaksjoner med dokumentasjon, som for eksempel å sammenligne arbeidstidskort til en lønnsrapport, er et vanlig eksempel. Akkurat som ordreinngang og autorisasjon plikter vakter mot tyveri og svindel, og separerer disse plikter - og krever at personen har autorisasjonsansvar for å dobbeltsjekke totalsummere - kan også redusere datainngangsfeil.
Småbedriftshensyn
Små bedrifter med bare få ansatte eller på et stramt ansettelsesbudsjett kan ikke alltid oppnå fullstendig segregering. I dette tilfellet er reduserende kontroller avgjørende. Selv om kompenserende kontroller er "detektiv" i stedet for forebyggende, kan de fortsatt gi rimelig sikkerhet at avdelingen oppfyller risikoreduserende mål. For eksempel, gjennomgår daglige og ukentlige rapporter, regelmessig roterende plikter, gjennomføring av uanmeldte spotkontroller av finansielle transaksjoner eller en kunngjort fysisk beholdningstall, og planlegging av toårige interne revisjoner er alle gode detektive kontroller.
