Interne kontroller er retningslinjer som er satt på plass for å forhindre tyveri og skade på selskapets verdifulle eiendeler. Materielle eiendeler, som fast eiendom, produktivt utstyr, inventar og kontanter, kan være en utfordring for å holde seg trygge til enhver tid, men å gjøre deg kjent med interne kontroller for å håndtere materielle eiendeler kan bidra til å sikre eiendommen din trygg.
Kontrollert tilgang
Kontroller tilgang til viktige områder av din virksomhet, for eksempel lagerlagringsanlegg, kontanterhvelv og utstyrsrom, med lås eller sikkerhetskontrollpunkter. Elektroniske systemer er tilgjengelige som lar deg begrense tilgangen til sensitive områder til utpekt personell uten å bruke tradisjonelle nøkler. Disse systemene har evnen til å holde en logg av hvilke ansatte som har tilgang til bestemte områder på bestemte tidspunkter.
Delegasjonsproblemer
Bare deleger aktiviteter som involverer åpen tilgang til inventar, kontanter og andre verdisaker til dine mest pålitelige ansatte. Ifølge Montana.edu bør ledere ikke tillate noen å signere lederens navn når de arbeider med leverandører, distributører eller kunder, og bør ikke tillate noen ansatt eksklusiv kontroll over, eller eksponering for, leverings- eller kontanthåndteringsaktiviteter.
Sikkerhetsproblemer
En disiplinert oppmerksomhet på detaljer er viktig for sikkerheten til dine materielle eiendeler. Låse, port og sikre lokalet ditt grundig etter hver arbeidsdag, og bruk kameraovervåkning for å registrere inntrengere eller mistenkelig aktivitet. Gjør bankinnskudd ofte, og hold bare så mye penger på hånden som nødvendig.
Tilgangsstier
Ta opp tilgang til sensitive områder når det er mulig. Ifølge siterooms.com er tilgangsposter en nøkkel til effektive interne kontroller. Hold en elektronisk oversikt over tilgang til begrensede områder. Krev kasserere å logge inn i kasseapparater med en unik ID, og ikke tillate kasseoppdeling. Krev ansatte til å merke sine initialer på bankinnskudd, leveringsskjemaer, kassebånd og andre kontrolldokumenter.
Fysisk revisjon
Utfør regelmessige og tilfeldige revisjoner av inventar, utstyr og bankkontoer for å fange mistenkelig aktivitet tidlig. Vurder å bruke et tredjeparts revisjonsfirma for å sikre påliteligheten av revisjonsresultatene.
Ikke la medarbeiderne revidere sine egne ansvarsområder. For eksempel, ikke la en ansatt være ansvarlig for å motta leveranser for å revidere råvarelager, og ikke la den ansatte som gjør bankinnskudd til å revidere bankoppgjøret og kassaoppføringene.
åpenhet
Konseptene og teknikkene nevnt ovenfor kan hjelpe til med skade- og skadeforebygging, men gjør dine interne kontrollpolitikker helt gjennomsiktige for ansatte, kunder og forretningspartnere kan tjene til å forhindre at hendelser skjer i første omgang. For eksempel, fortell dine ansatte at tilgang til begrensede områder er logget; la kundene vite at lokalene dine overvåkes av videoovervåkning; og la leverandørene dine kjenne dine interne revisjonspolitikker.
