Møte minutter er en organisert oversikt over deltakerne i et møte og de diskuterte emnene. Protokoller tjener som en nyttig referanse til diskusjoner og beslutninger, samt et støttedokument for interne anbefalinger.
Elementer inkludert
Åpningen av møterminutter inneholder en liste over deltakere. Det noterer også dato, klokkeslett og innstilling av møtet. Når møtet går sammen, presenteres emner for diskusjon, og noen ganger avgis eller avgjøres. Oppfølgingsminuttene refererer til deltakerne som er involvert i hvert emne. Protokollen noterer seg også ideene som ble presentert for diskusjon og som presenterte hver nøkkeltank. Stemmer eller avgjørelser, sammen med regisserte skritt, er også inkludert i minutter.
Typer møter
Deltakere i uformell arbeidsgruppe eller komitémøter tar ofte egne notater. Et medlem kan til og med distribuere en gjennomgang av møtet til andre deltakere. Imidlertid er organiserte og strukturerte møterminutter normalt bare brukt til mer formelle sammenkomster. Protokoller holdes vanligvis for organisasjonskomiteer, styremøter, myndighetsorganer eller kontormøter og offentlige møter. En sekretær eller administrativ person tar vanligvis notater og utarbeider protokollen.
Referanse Bruk
Medlemmer av arbeidsgrupper eller komiteer bruker ofte møterminutter som referanse. Referatet veileder hver person som er involvert i sine roller i å gjennomføre beslutninger som er gjort. I samarbeidsposisjoner hjelper minutter også ledere med å holde hver person ansvarlig for sin rolle. Hvis et lagmedlem ikke klarer å gjennomføre en avtalt handling, kan han bli reprimandert av en leder. Protokoller fra offentlige myndigheter eller offentlige organisasjonsmøter oppfyller også forpliktelsen til offentlige organer til å formidle informasjon til de befolkningene de tjener, og å gi en oversikt over offisiell virksomhet.
Dokumentasjon Bruk
I noen tilfeller brukes møterminutter også som et støttedokument. Organisasjonskomiteer diskuterer ofte problemer, vedtak og handlinger, og deretter foretar en formell anbefaling til et større styre eller et organ. Protokollet er ofte knyttet til innleveringen for å demonstrere samtalene involvert av komiteen. I en skole, for eksempel, skoler eller utdanningsavdelinger sender vanligvis rådgivende komitémøter til støtte for læreplanforslag.
