Alle selskaper som ansetter og vedlikeholder ansatte, bør opprettholde en ansatt eller personellfil for hver ansatt de ansetter. Personaleforvaltere må være forsiktig med å ikke ta med sensitiv informasjon i en generell medarbeidsfil, for eksempel medisinsk, økonomisk, kriminell eller sikkerhetsgodkjenningsrekord. Disse typer informasjon må lagres på et sikret sted, i henhold til statlig og føderal lov. Andre typer ikke-sensitiv informasjon bør oppbevares i en dedikert ansattes fil for å tillate ansatt gjennomgang eller å bli brukt som bevis i arbeidssaker.
Foreløpige sysselsettingskort
Informasjon om pre-employment-kommunikasjon, stillingsbeskrivelsen, kopi av en første jobbansøkning, CV, intervjunotater, jobbtilbud, verifikasjonsskjemaer som ble signert, for eksempel å lese og forstå en arbeidstakerhåndbok, skal lagres i en ansattes fil.
Lønn, lønn og skattinformasjon
Disse typer dokumenter inkluderer tidsregistreringer, W-4 skjemaer utført av medarbeider, attendance-poster, direkte innskuddstillatelser, årlige W-2-uttalelser og barneoppdragsmandater som påvirker en ansattes hjemlønn.
Prestasjonsvurderinger, vurderinger og hendelser
Hvis bedriften din foretar periodiske vurderinger, bør en kopi av hver anmeldelse om en bestemt ansatt plasseres i medarbeiderens personellfil. I tillegg skal eventuelle hendelser angående tvister med andre ansatte eller ledelse, atferdsrelaterte problemer, fraværsmønstre, dårlig jobbprestasjon og skriftlige advarsler noteres i filen.
Opplæring og utdanning
Mange stillinger krever foreløpig og løpende opplæring, utdanning eller sertifisering. Arbeidsgivere bør holde oversikt over alle treningsprogrammer som en ansatt fullfører. Hvis den ansatte ble utstedt et ferdighetsbevis for et bestemt emne som gjelder jobben, bør en kopi beholdes i filen.
Nødkontakter og fordeler
Alle arbeidsgivere bør holde en liste over beredskapskonflikter for hver ansatt på filen, uansett om arbeidsmiljøet er farlig. I tillegg skal alle fordeler knyttet til arbeidstakerens stilling registreres. Fordelene kan omfatte betalte ferie-, sykeforsikrings-, studiegodtgjørelsesprogrammer og annen dekning.
