Ansattes filer sjekkliste

Innholdsfortegnelse:

Alle selskaper som ansetter og vedlikeholder ansatte, bør opprettholde en ansatt eller personellfil for hver ansatt de ansetter. Personaleforvaltere må være forsiktig med å ikke ta med sensitiv informasjon i en generell medarbeidsfil, for eksempel medisinsk, økonomisk, kriminell eller sikkerhetsgodkjenningsrekord. Disse typer informasjon må lagres på et sikret sted, i henhold til statlig og føderal lov. Andre typer ikke-sensitiv informasjon bør oppbevares i en dedikert ansattes fil for å tillate ansatt gjennomgang eller å bli brukt som bevis i arbeidssaker.

Foreløpige sysselsettingskort

Informasjon om pre-employment-kommunikasjon, stillingsbeskrivelsen, kopi av en første jobbansøkning, CV, intervjunotater, jobbtilbud, verifikasjonsskjemaer som ble signert, for eksempel å lese og forstå en arbeidstakerhåndbok, skal lagres i en ansattes fil.

Lønn, lønn og skattinformasjon

Disse typer dokumenter inkluderer tidsregistreringer, W-4 skjemaer utført av medarbeider, attendance-poster, direkte innskuddstillatelser, årlige W-2-uttalelser og barneoppdragsmandater som påvirker en ansattes hjemlønn.

Prestasjonsvurderinger, vurderinger og hendelser

Hvis bedriften din foretar periodiske vurderinger, bør en kopi av hver anmeldelse om en bestemt ansatt plasseres i medarbeiderens personellfil. I tillegg skal eventuelle hendelser angående tvister med andre ansatte eller ledelse, atferdsrelaterte problemer, fraværsmønstre, dårlig jobbprestasjon og skriftlige advarsler noteres i filen.

Opplæring og utdanning

Mange stillinger krever foreløpig og løpende opplæring, utdanning eller sertifisering. Arbeidsgivere bør holde oversikt over alle treningsprogrammer som en ansatt fullfører. Hvis den ansatte ble utstedt et ferdighetsbevis for et bestemt emne som gjelder jobben, bør en kopi beholdes i filen.

Nødkontakter og fordeler

Alle arbeidsgivere bør holde en liste over beredskapskonflikter for hver ansatt på filen, uansett om arbeidsmiljøet er farlig. I tillegg skal alle fordeler knyttet til arbeidstakerens stilling registreres. Fordelene kan omfatte betalte ferie-, sykeforsikrings-, studiegodtgjørelsesprogrammer og annen dekning.

Slik hender du filer i en arkivskap

Lagring av informasjon i arkivskap er en fin måte å holde orden på. For å bli enda mer organisert, bruk hengende mapper for å henge filer i et arkivskap. De fleste arkivskapslader er utstyrt med barer langs sidene slik at du kan henge filer. Hengende mapper beholder alle filene oppreist slik at papirene ikke ...

Slik lager og organiserer du en prosjektledelses sjekkliste eller sjekkliste mal

Projekthåndtering sjekklister er viktige verktøy som kan hjelpe deg med å starte, administrere og kjøre prosjekter med hell. Noen mennesker liker å bruke ferdigstilt prosjektliste sjekkliste maler for å administrere prosjekter. Selv om dette kan være en god start, er det bare et første skritt. En god prosjektledelse sjekkliste vil hjelpe deg ...

Slik organiserer du Office-filer og mapper

Hvis du finner deg selv å bruke timer på jakt etter et bestemt dokument eller en fil, kan det være på tide å overhale kontorets organisasjonssystem. Hvis du har mange filer og mapper, kan det ta litt tid å gå gjennom og organisere dem alle. Men til slutt vil det være vel verdt det, fordi du vil vite nøyaktig ...