Batching av leverandørgjeld er prosessen med å samle fakturaer som skal betales inn i grupper eller batcher, og foreta en oppføring i regnskapstallene for hele batch fakturaer, i motsetning til individuelle journalposter for hver betalingsmottaker. Batching er en vanlig teknikk som brukes til å redusere journaloppføringer, og det hjelper regnskapsinformasjonssystemet til å fungere mer effektivt. Batching prosedyrer har imidlertid også ulemper.
Reduksjon av transaksjoner
Den primære fordelen ved batching leverandørgjeldstransaksjoner er en reduksjon av oppføringer i regnskapssystemet. Bedrifter med høyt antall transaksjoner med lav dollarverdi kan raskt se tusenvis av debet og kreditter i regnskapskontoer. Dette detaljnivået i kreditorbokføreren er unødvendig og skaper en behandlingsbyrde for det elektroniske regnskapssystemet. Ved å samle transaksjoner på daglig eller ukentlig basis, blir denne byrden lindret.
Opprettelse av en revisjonssti
Når transaksjoner blir batchet daglig og betalinger gjøres via ledninger, er det enkelt for regnskapsførere å forene daglige utbetalingsbeløp til kontoutskuddets kontantstrømmer, da bankkontoer ofte viser daglige transaksjonsopplysninger. Videre kan tilfeldige valg av betalte fakturaer gjøres og spores inn i batcher og kontoutskriften for å sikre at registrerte beløp er nøyaktige.
Rask analyse
Daglig og ukentlig batching av transaksjoner gjør det mulig for regnskapsførere å analysere trenden på betalingsbeløp raskt om dagen. Hver betalingssats representerer samme tidsenhet; Outliers blir lett oppdaget ved å notere daglig batch totals og undersøke høye eller lave mengder. Batching gjør det imidlertid vanskeligere å oppdage individuelle unormale kontantstrømmer. Hvis selskapet er opptatt av at store kontantbetalinger gjøres uten tillatelse, kan veiledere sette opp retningslinjer for å inkludere dobbelt signaturer på store mengder.
Vanskelighetsgrad i forsoning
En potensiell ulempe ved å sette opp kundefordringer kan være problemer med forsoning. Hvis bedriftsrevisorer ikke er flittige i å registrere hvilke transaksjoner som utgjør hver batch, kan betalingsavstemming være vanskelig, om ikke umulig. Hvis denne svakheten eksisterer, kan det være enkelt for ansatte å begå svindel eller leverandører for å bestride at de har mottatt betaling.
