De fleste bedrifter utarbeider en årlig forretningsplan som inneholder en finansiell prognose, også kalt et bedriftsbudsjett. Planen eller budsjettet er et ledelsesverktøy for å gi strategisk retning for selskapet. Det viser hvilke trinn som kreves for å implementere strategiene som er valgt - og hvor mye disse trinnene eller tiltakene vil koste - og prognostiserer inntekter og fortjeneste som forventes å følge av implementeringen. Når faktiske økonomiske resultater blir tilgjengelige, vanligvis i slutten av hver måned, sammenlignes disse resultatene med de budsjetterte tallene i budsjett sammenligningsrapporter.
Forberedelse
Faktiske økonomiske resultater utarbeides av regnskapsavdelingen til et selskap. Budsjettene kan også utarbeides ved regnskap, eller det kan være en spesialisert finansiell planlegging og analyseavdeling som har ansvaret for budsjettforberedelsen. Budsjettene er utformet for å være i samme format som de månedlige regnskapene, så sammenligninger av faktiske resultater til budsjett er enklere. Disse systemene er vanligvis automatiserte, så når budsjettstallene er lagt inn, blir sammenligningsrapporter automatisk opprettet så snart regnskapsinformasjonen blir tilgjengelig.
Verdi
Avvik mellom budsjetterte og faktiske tall viser viktig informasjon til bedriftsledelsen om hvordan virksomheten utfører. Ideelt sett var budsjettet nøye utarbeidet slik at det kunne være så nøyaktig som mulig en prediksjon av hva selskapet vil kunne oppnå i det kommende året. Når budsjett sammenligningsrapporter viser vesentlige avvik, betyr det at antagelsene som ble brukt til å lage budsjettet, var feil, eller at forretningsmiljøet endret seg fra det som hadde vært forventet. Budsjett sammenligningsrapporter lar ledelsen raskt identifisere hvor problemene oppstår.
Analyse og tolkning
I store selskaper med mange avdelinger og flere divisjoner kan volumet av regnskapsoppgavene bli enormt, hvilket betyr at volumet av budsjett sammenligningsrapporter også er stort. Regnskaps- eller finanspersonell tar disse dataene og utarbeider sammendragsrapporter for toppledelsen for å gjennomgå. Disse rapportene, utarbeidet hver måned, inkluderer en fortellende diskusjon av resultater og analyse av årsakene til de viktigste avvikene. Rapporten har diagrammer og grafer for å illustrere nøkkeltrender som toppledelsen må gjennomgå og diskutere. Hvis utgiftene er høyere enn budsjettet, må de analytikere som har ansvaret for å utarbeide budsjett sammenligningsrapporter mange ganger gå tilbake til regnskapspostoppføringene for den perioden for å avdekke de spesifikke årsakene til avvikene. Ved å analysere inntektsavvik involverer man å avgjøre om salg av enheter var lavere enn budsjettert eller gjennomsnittlig pris opptjent pr. Enhet var mindre enn forventet.
Korrigerende tiltak
Etter å ha gjennomgått budsjett sammenligningsrapporter, må toppledelsen avgjøre om avvikene er betydelige nok til å garantere at korrigerende tiltak blir truffet. Et problem er om avvikene var engang uvanlige hendelser eller en del av et gjentakende mønster. Hvis salget for ett produkt faller under budsjettet i et antall måneder, kan en endring i markedsføringsstrategi gjøres for å få salget tilbake på sporet. Alternativt kan inntektsunderskuddet skyldes faktorer utover selskapets evne til å kontrollere, som for eksempel en generell økonomisk nedgang. Svaret i det tilfellet kan være å kutte ned på budsjetterte utgifter for å begrense gapet mellom budsjett og faktiske resultater i kommende måneder.Toppledelsen adresserer høyere enn budsjetterte utgifter ved å møte med ledere hvis avdelinger var ansvarlige for avvikene og spørre hvorfor de skjedde.
