Skriftbud for avvisning av brev er en vanlig, likevel mislikt del av å drive en bedrift. Et bud avvisningsbrev er skrevet av et selskap for å informere et annet selskap om at budet selskapet ikke ble akseptert. Når du skriver denne typen brev, husk at meldingen din skal være høflig og direkte. Det bør forklare årsakene til at budet ble avvist, og bør også formidle at fremtidige bud fra dette selskapet vil bli vurdert.
Klargjør overskriften til brevet. Ta med datoen, firmaets navn, kontaktpersonens navn og adresse på selskapet hvis bud ble avvist.
Adress brevet riktig og respektfullt. Brevet skal adresseres ved å bruke ordet "Kjære" og kontaktens navn skal listes opp neste.
Begynn brevet ved å takke selskapet for tilbudet. Et bud avvisningsbrev bør være høflig og bør spesielt takke selskapet for å tilby budet. Det kan også inkludere datoen og jobben budet var for.Hvis det er aktuelt, ta med en setning som sier at du var imponert over bestemte detaljer i budet og liste hva de er.
Avvis selskapets tilbud. Politisk erklære at budet som ble plassert av dette selskapet ikke er akseptert og at et bud fra et annet selskap har.
Gi grunner til avslaget. Etter å ha oppgitt at budet ble avvist, gi selskapet en grunn eller to angående detaljer om hvorfor denne beslutningen ble gjort. Det kan skyldes priser eller produkter av lavere kvalitet, eller fordi dette firmaet ikke er veletablert. Dette gir en mulighet for budgivningsfirmaet til å vite problemet og få mulighet til å rette det i fremtidige forretningsbeslutninger.
Oppfordre selskapet til å by på nytt i fremtiden. Lukk brevet ved å la døren stå åpen for fremtidige muligheter. Dette gjør at budgiveren vet at fremtidige bud velkommen, og at det alltid er en mulighet for at et fremtidig bud vil bli vurdert og muligens akseptert.
Tegn brevet. Bruk ordet "Vennlig hilsen" når du lukker brevet og skriv inn navnet ditt. Legg inn et visittkort med brevet, og oppfordre videre budgivningsfirmaet til å fortsette å by på fremtidige prosjekter.
