Enten du svarer på en forespørsel om forslag eller tilbyr et uønsket forslag til tjenester, kom ihåg hva Kyocera grunnlegger, Kazuo Inamori, engang har observert: "Ingen kunde går til en butikk bare for å tilfredsstille butikken." Selv når du må gi et stort mengde informasjon om din evne til å betjene et prosjekt, fokusere på kundens behov, instruksjoner og knapper. På den måten vil forslagets tone, innhold og organisasjon falle på plass responsivt. Demonstrere en klar forståelse av kundens virksomhet og markere fordelene ved å bruke tjenestene dine for å pakke en overbevisende overbevisende slag inn i forslaget.
Forberedelse av forslaget
Planlegg innholdet ditt. Hvis uspesifisert, spør kunden hvilke faktorer hun vil vurdere ved å ta en kjøpsbeslutning, og planlegg deretter forslaget tilsvarende. Oppgi som minimum din forståelse av kundens behov og hva som skiller deg fra konkurransen din når det gjelder trening, erfaring, evner og forhold. Også ta tak i din tilnærming til å løse kundens behov, sammen med hvor lang tid det tar og hvor mye det vil koste.
Lag en oversikt, som senere kan fungere som innholdsfortegnelse. Hvis du svarer på en formell forespørsel om forslag, følg deretter de spesifikke instruksjonene. Ellers organiserer du informasjonen fra det viktigste som er minst viktig for en kunde. For eksempel plasser resuméer mot begynnelsen av et forslag til en ny kunde, eller mot slutten av forslaget til en gjenta kunde som allerede er kjent med legitimasjonene dine.
Opprett en matrise som tilordner en rad til hver del i oversikten, og en kolonne til hver av kundens områder med hensyn eller utvalgskriterier. Innenfor hver resulterende celle, håndheve aspektene av dine kvalifikasjoner og tilnærminger som adresserer kundens varme knapper. Bruk denne matrisen for å holde innholdet ditt forankret til kundens behov og minne deg om punktene som skal vektlegges i hver seksjon.
Forslag skriving
Stress kundefordeler konsekvent gjennom hele ditt forslag til tjenester. Start alltid en seksjon som beskriver hvordan en kunde vil enten få det han verdier eller ønsker, eller unngå hva han frykter eller misliker ved å bruke tjenestene dine.
Gi bevis for å støtte de påstandene du gjør i forslaget ditt. For eksempel underbygge en vellykket track record med lignende arbeid med anbefalingsbrev, gratis sitater eller kontaktinformasjonen til fornøyde kunder.
Vedta et passende format og tone. Noen ganger vil et formelt brev være tilstrekkelig, andre ganger er et lengre dokument med flippede seksjoner nødvendig. Hvis uspesifisert, spør kunden hvordan hun vil motta informasjonen din, og hvis hun kan låne deg kopier av tidligere vinnende forslag til gjennomgang.
Lag lettlest materiale. Bruk korte, sammenhengende setninger i avsnitt med maksimalt 10 linjer. Bruk 10-til 12-punkts skriftstørrelse, og innlemme i hvitt mellomrom mellom avsnitt og avsnitt. Bruk overskrifter for å hjelpe kunden å skumme, skanne og enkelt finne informasjon. Fremheve viktige punkter med grafikk og visuelle, og fet, kursiv eller understreket tekst.
Tips
-
Når du ber kunden om å avklare eventuelle uklarheter i prosjektet eller forslagskravene, bruk anledningen til å demonstrere interesse for sin virksomhet og interesser.
Opprett oversikt over innholdet i forslaget for å gi kunden en oversikt over hva som kommer. Presentere denne oversikten tidlig i forslagets brev eller følgebrev; i større forslag, opprett en sammendragseksjon som følger innholdsfortegnelsen og går foran alle andre seksjoner.
Maler er nyttige for å forhindre at du må gjenoppfinne hjulet hver gang du skriver et forslag til tjenester.
Kontroller forslaget til stave- og grammatikfeil før du skriver ut og sender det inn. Bruk så mange øyne som er tilgjengelige; Enkelte feil kan slippe av folk som har lest mange versjoner av forslaget. Finn friske øyne, om mulig.
