Slik setter du opp et 12-boksringssystem

Du har nettopp startet din egen småbedrift, og selv om du vet at du trenger å holde oversikt over bedriftens utgifter og inntekter, er du ikke klar til å investere penger eller tid i et program som QuickBooks, og du er ikke komfortabel nok med Excel for å sette opp et regneark. Du leter etter et enkelt, håndterbart manuell bokføringssystem som vil tilfredsstille dine behov. En 12-kolonne storbok bokføring system kan bare være løsningen for deg.

Klargjør puten. Hvis puten du har, kommer med en perforert seksjon over toppen av sidene, fjern forsiktig papiret over perforeringen. Dette vil la toppen av baksiden være utsatt. Det er på denne siden at du vil skrive navnene til kolonnene dine. Hvis puten ikke har perforerte seksjoner, må du omskrive navnene på kolonnene øverst på hver side.

Gi navn på kolonnene dine. Tenk på virksomheten din og oppgi kostnadene du pådrar seg i den virksomheten, og tilordne dem kolonnene med de vanligste utgiftene i de nærmere kolonnene. Kjøper du inventar? Har du mange markedsføringsutgifter? Andre utgifter å vurdere inkluderer forsikring, gass, mobiltelefon, Internett, kontorrekvisita, porto, leie og provisjoner. Skriv kolonneavnene i blyant, da du kanskje må foreta justeringer først.

Skriv inn bankens saldo og påfølgende transaksjoner. Puten vil ha en kolonne for din løpende sum. Oppgi den avstemmede bankbalansen fra startdatoen i første rad, og start deretter med å legge inn transaksjonene dine. Skriv inn en kort beskrivelse av transaksjonen, beløpet som en debet eller kreditt, avhengig av om det er en kostnad (debet) eller innskudd (kreditt), og oppdater kjøredata. Deretter legger du inn beløpet i riktig kolonne på samme rad for å kategorisere den.

Legg til kolonnene nederst på siden. Når du kommer til bunnen av siden, eller på slutten av måneden, legger du til kolonnene og legger sidetallene langs bunnen. Bær disse tallene til toppen av kolonnene på neste side. Disse summene vil da bli inkludert i totalene nederst på neste side for en løpende sum for hver utgiftskategori. Hvis du foretrekker det, kjøre to totals langs bunnen; en for siden (eller måneden) alene, den andre for den kumulative løpende summen. Ved årsskiftet vil totalene bli beregnet og klar til bruk ved utarbeidelsen av selvangivelsen.