Kvitteringsbekreftelsesbrev bekrefter levering av forespurte varer, for eksempel en forsendelse av varer eller et kontraktforslag. Brevet beskriver klart hva som ble mottatt og når. Det merker også om det er nødvendig med oppfølging. Bokstavene er vanligvis bare noen få stykker lenge og sendes vanligvis innen en virkedag etter mottak av de forespurte elementene. De fleste kvitteringsbekreftelsesbrev sendes med vanlig post, men faks, e-post og sertifisert post er også alternativer. Colorado State University konstaterer at bekreftelsesbrev er en profesjonell høflighet som bidrar til å fremme forretningsforbindelser.
Se gjennom elementene du ønsker å bekrefte å motta. Bekreft at leveransen stemte overens med forventningene dine.
Adress brevet til personen som forventer kvitteringen. Personens fulle navn og tittel sammen med adressen skal vises på brevet og konvolutten.
Skriv brevet. I første ledd bekreft kvitteringen av varene ved å takke avsenderen for å levere de forespurte elementene eller informasjonen. Sett deretter opp hvert element mottatt sammen med datoen.
Informer mottakeren i annet ledd om at du er fornøyd med leveransen - hvis det er tilfelle - og at leveransen stemmer overens med dine forventninger.
Slutt brevet med en gratis lukk som "Takk" eller "Med vennlig hilsen" og ditt trykte navn. Tegn og send brevet.
