5S-metoden er avledet fra et japansk system som tar sikte på å bringe orden og organisasjon inn på arbeidsplassen. Begrunnelsen bak 5S-metoden er at en arbeidsplass er mer effektiv når den er organisert og når disse organisasjonsstandarder opprettholdes. Anvendelse av 5S-metoden betyr derfor å finne effektive måter å sortere (seiri) på, sette i rekkefølge (seiton), skinne (seiso), standardisere (seiketsu) og opprettholde (shitsuke) ordnet praksis på arbeidsplassen. Kreativitet og deltakelse av ansatte på arbeidsplassen er viktig for implementeringen av dette systemet.
Sorter gjennom arbeidsplassen for å fjerne elementer, for eksempel papirer og maskiner, som ikke er nødvendig. Gjennomgå deretter fjern eventuelle programmer eller prosesser som er tidsavbrudd, for eksempel komplisert programvare eller en redundant utskriftsmaskin. Hold informasjon, prosesser, programvare, maskiner og gjenstander som trengs på arbeidsstasjonen.
Sett arbeidsstasjonen er ordre ved å sette inn ordentlige lagringssystemer. Plasser større og tyngre gjenstander på gulvet og fest skap og lagringsbøller for å lagre mindre gjenstander. Be om profesjonell hjelp fra en IT-spesialist eller en leverandør for å lage enklere dokumentasjons- og informasjonslagringssystemer. Merk lagringsplassene, for eksempel skap, for enklere identifisering og gjenfinning av informasjon og gjenstander.
Skinn arbeidsplassen ved å rengjøre arbeidsstasjonene jevnlig, selv før de blir for skitne. Tilordne husholdningsansvar ved å opprette en logg inn som hver person utfører en oppgave, som vil bidra til å holde arbeidsplassen ren. Konfigurer enkle kommunikasjons kanaler ved å opprette varseltavler eller bruke stikkord for å organisere oppgaver.
Standardiser endringene som er gjort ved å lage retningslinjer og retningslinjer for god praksis. Ta medarbeidere på arbeidsplassen når brainstorming og skriv ned de spesifikke trinnene som skal gjennomføres for å finne ut hva som trengs, og hvordan du effektivt lagrer varer og informasjon, og hvordan du holder stedet rent. Legg inn disse retningslinjene på et oppslagstavle som kan sees av alle.
Opprettholde den nye kulturen til orden og organisering. Belønne de som bidrar vesentlig til de beste praksisene som er etablert, og de som utvikler nye måter å anvende metoden på.
Tips
-
Nye ansatte på arbeidsplassen må få en orientering om arbeidsplassens organisasjonssystem. Ellers kan ikke nye ansatte forstå 5s-metodikken på arbeidsplassen din og dermed forårsake (utilsiktet) forstyrrelse av selve systemet.
