Finansdepartementet i et selskap er ansvarlig for å ta regnskapsdata og skape rapporter som lederne i selskapet - helt opp til konsernsjefen - trenger for beslutningstaking. Informasjonsteknologi eller IT refererer til programvareverktøyene og datasystemene selskapet bruker til å automatisere disse funksjonene og organisere datastrømmen for å forbedre ledelsesgruppens beslutningsprosesser.
planlegging av bedriftens ressurser
Selv svært små bedrifter bruker regnskapsmessige programvarepakker som genererer finansielle rapporter som resultatregnskap og kontantstrømoppgørelser. Denne enkle formen av IT gir en liten bedriftseier mulighet til å spare regnskapstid og få ledelsesrapporter tilgjengelig på en mer rettidig basis. Mid size og større selskaper bruker mer sofistikerte IT-systemer kalt enterprise resource planning eller ERP, som er grupper av programvare moduler som tjener behovene til alle funksjonelle områder av selskapet. Som navnet antyder, hjelper ERP selskapet å planlegge bruken av sine ressurser, en prosess som finansavdelingen fører tilsyn med.
Faster Flow of Information
IT-systemer tillater et selskap å koble opp hver avdeling i organisasjonen. Informasjon generert av produksjons-, markedsførings- og finansdivisjonene kan deles for eksempel. Denne informasjonen er tilgjengelig i sanntid, noe som betyr så snart den er opprettet på systemet. Å få tilgang til det krever ikke mye forskning eller manuell innsats. Tidsfinansieringspersonalet pleide å "grave" for tallene de trengte, nå kan bli viet til å analysere og tolke informasjonen - økonomiets primære rolle i organisasjonen.
Tilpasset rapportering
IT-systemene som brukes av finansavdelingen har en rapport som genererer funksjonalitet som øker prosessen med å produsere ledelsesrapporter. Systemet gir en viss grad av tilpasning - rapportene kan konfigureres basert på ledergruppens spesifikke behov. Automatisering av disse rapporteringssystemene betyr at rutinemessige genererte rapporter, som de som er produsert ved slutten av hver måned, kan opprettes raskt. Med mange av de beslutningene ledelsen må gjøre, er tiden av essensen. IT-systemer adresserer dette behovet for rask, tilpasset rapporteringskapasitet.
Samarbeid
Mange organisasjoner utnytter samarbeidsprosjekter på tvers av avdelinger, konseptet av hver avdeling drar nytte av andre avdelings kompetanse. Finansgruppen fungerer som interne konsulenter til andre avdelinger i organisasjonen. Når alle avdelinger bruker et sentralisert IT-system, faller det barrierer som tidligere blokkerte informasjonsflyten. Selskapet har nå en sentralisert database som alle lagmedlemmer har tilgang til - underlagt visse sikkerhetsregler. I tilfelle av et selskap med flere kontorer eller internasjonale divisjoner, sparer denne muligheten til å få tilgang til den samme informasjonen fra hele verden, og sparer tid og forbedrer effektiviteten. Hvis økonomi krever produksjonskostnadsdata for å lage en rapport for et kommende styremøte, kan operasjonspersonell raskt overføre dataene i det format finansdepartementet krever og forstår.
Bedre prognoser
Bedre prognose betyr å produsere en prognose som er en mer presis forutsigelse av hva selskapets økonomiske resultater sannsynligvis vil være. Finansmedarbeiderne trenger tilgang til grundig informasjon for å lage prognosemodeller som skildrer hvordan organisasjonen egentlig virker. Å ha tilgang til informasjon fra alle segmentene i selskapet gjør nøyaktig prognoser mye enklere. Finans har reell informasjon og trenger ikke å stole på gjetning når man lager antagelser for prognosen.
