Dine regnskap er et øyeblikksbilde av virksomheten din på et gitt tidspunkt. De er nyttige, men virkeligheten er at du vanligvis ikke kan stoppe virksomheten din i sporene mens du forbereder dine uttalelser. Din beholdning vil fortsette å endres mens du jobber med bøkene, du vil fortsatt gjøre salg og plassere bestillinger, og dine ansatte vil fortsatt måtte bli betalt. Beløpene dine ansatte tjener etter årets siste ferdige lønnsperiode refereres til som påløpte lønninger eller lønn, og du må legge til disse og justere regnskapet for å reflektere dem.
Hva er påløpte lønninger?
Dine regnskap deler pengene inn og ut av virksomheten din i to kategorier, eiendeler og gjeld. Hvis en konto representerer penger som skyldes din bedrift, er det en fordel. Du har kanskje ikke den i din besittelse ennå, men i normal drift vil det til slutt ende opp på bankkontoen din. Pengene bedriften skylder andre er en forpliktelse, selv om den sitter i kontoer, for nettopp samme grunn. Det er det som skjer i slutten av en rapporteringsperiode når du skylder dine ansatte penger for skift de har jobbet, men ikke ennå betalt for. Det er en forpliktelse du har påløpt, eller akkumulert, akkurat som leieavtalen på utstyret ditt eller lokaler.
Hvorfor bedrifter benytter påløpte lønninger
Hvis du har lånt $ 20 fra en venn, er det helt OK å gjøre et notat i sjekklisten noen uker senere når du skriver en sjekk for å betale ham tilbake. Ting ville bli stygg i en hast hvis du prøvde å drive en bedrift på den måten, skjønt. Derfor er det et regnskapsprinsipp at du må registrere noen utgifter - inkludert lønn - i perioden da det er påløpt. Lønnene du skylder vil dukke opp på to steder fordi de fleste bedrifter bruker dobbeltregistrering. Du må registrere dem på balansen som en gjeld, og på resultatregnskapet som en kostnad. Hvis du ikke gjør det, vil dine regnskap for slutten av rapporteringsperioden ikke være nøyaktig.
Lønn som er behandlet, lønn som ikke er
Ved utgangen av rapporteringsperioden, uansett om det er månedlig, kvartalsvis eller slutten av regnskapsåret, vil du sannsynligvis vise noen dollarverdi av utestående lønn på bøkene dine. Det er fordi det er sjelden at en bedrift skal bosette seg med ansatte rett på slutten av en lønnsyklus. Vanligvis vil det være en uke eller mer mellom lønnsslippets sluttdato og lønningsdag. Hvis årsskiftet ditt faller i løpet av den uken, har du en lønnsbeløp som allerede er behandlet og venter på å bli utstedt, og det er det som viser på bøkene dine. Dine påløpte lønnskostnader er forskjellige. De fleste av dine ansatte vil også ha jobbet i løpet av dagene mellom slutten av betalingssyklusen og slutten av rapporteringsperioden, og det er dollarbeløpene du må foreta justeringer for.
Lag oppføringene for påløpte lønninger
Det første stedet du trenger å lage en oppføring, er på balansen din, på kredittsiden til storboksen. Du har en konto her kalt "lønn betales," eller noe i henhold til disse linjene. De fleste ganger vil det allerede være et dollarbeløp her, som representerer lønnslisten som allerede er behandlet fra forrige lønnsperiode. Dette er hvor du legger til påløpte lønn, når du har beregnet en total. På resultatregnskapet, på debitssiden av din hovedbok, har du en lignende konto som heter "Lønnsutgift" eller noe lignende. Du legger til tilsvarende beløp her. Til slutt vil bøkene dine i de fleste tilfeller også inkludere en journal som registrerer hver transaksjon. Når du har gjort justeringer i balansen og resultatregnskapet, må du logge dem i tidsskriftet også. Du legger inn lønnsutgiftene på din journal som en debet, og lønnene kan betales som kreditt.
Beregning av beløp for ansatte per time
Firmaet ditt kan ha timetidsansatte, lønnsomme ansatte eller mer ofte begge. Å regne ut de utestående beløpene du skylder dine timepersonale, er relativt grei. Hvis du holder formelle tidskrifter i papir eller elektronisk form, kan du trekke dem for å finne hvilke ansatte som arbeidet hvilke timer. Derfra beregner du antall arbeidstimer av hver ansatt, og multipliserer det med timeprisen. Se gjennom timeplanen de siste dagene hvis bedriften din er liten nok til at du ikke trenger å bruke formelle tidsskrifter. Legg opp alle planlagte timer, gjør nødvendige reduksjoner for ansatte som har forlatt tidlig, ankom sent eller innkalt syke, og deretter multiplisere de faktiske timene som ble arbeidet av arbeidstakers timepris. Til slutt legger du til tallene for å komme fram til en tall for total påløpt timelønn.
Beregning av beløp for lønnede ansatte
Å regne ut opptjent lønn for dine lønnede ansatte er litt mer komplisert, men det er fortsatt ikke spesielt utfordrende. Lønn er vanligvis uttrykt som en årlig eller månedlig tall, så du må bryte dem ned til en daglig dollarbeløp. For en årslønn kan du bryte ned det totale antall arbeidsdager i et år og dele lønnen med det nummeret. Resultatet blir din ansattes daglige lønnsbeløp. Hvis lønnen er månedlig, kan du bruke samme metode og telle virkelige arbeidsdager for måneden. Noen selskaper jobber på en 30-dagers måned for regnskapsmessige formål, men hvis du faller inn i den kategorien, må du telle dager opp til månedens regnskapsføring i stedet for kalendermånedskiftet. Når du har sortert ut det, og kommet til en daglig figur for hver av de ansatte som har jobbet i løpet av de siste dagene i rapporteringsperioden, kan du summe opp det og få et tall for din totale opptjente lønn.
Beregning av overtid, provisjoner og bonuser
Arbeidet ditt er ikke helt ferdig når du har utarbeidet basen timelønn og lønn. Ofte har ansatte fått ekstra penger i form av overtid, provisjoner eller bonuser, og de må også regnskapsføres. For å beregne overtid for timepersonellene dine må du henvise til statens overtidslovgivning eller, hvis det gjelder deg, en kollektiv avtaleavtale som angir en høyere premie for overtid. Noen ansatte kan også få påkall, lønnsforskjell for å jobbe upopulære skift eller fareavgift for farlige oppgaver. Du må beregne disse beløpene individuelt for hver berørt ansatt. På samme måte må du utarbeide provisjoner eller bonuser opptjent av timelønn og lønnsom stab i løpet av de siste dagene av regnskapsperioden. De vil legge til din totale opptjente lønn.
Syke dager og ferie betale
En annen komplikasjon du trenger å håndtere er syke dager, betalte personlige dager og ferie lønn. Dette gjelder spesielt hvis du bruker kalenderåret som regnskapsår, slik at regnskapsårets slutt faller sammen med ferien. Hvis du tilbyr betalte personlige dager, er de vanligvis ekvivalent med en dags lønn for lønnede ansatte eller et normalt skifte - vanligvis åtte timer - for en timepersonell. Syke dager fungerer på samme måte, og de blir ofte tatt over helligdager, enten i stedet for en personlig dag eller fordi din medarbeider har lovlig blitt syk. Lovgivningslovgivningen varierer, avhengig av hvor bedriften er basert, men i de fleste tilfeller koker den ned til en dags lønn for ansatte som ikke jobber på ferie og en dagslønn med høyere rente for de som gjør det.
Tillatelse for skatter og fordeler
Når du har utarbeidet alle disse totalene, har du en figur for alle dine faktiske påløpte lønninger. Arbeidet ditt vil fortsatt ikke bli gjort, skjønt, fordi hver dollar av det beløpet også representerer en mindre prosentandel du skylder i form av statlige og føderale lønnsskatter. Hvis bedriften din tilbyr fordeler til sine ansatte, eller til enkelte klasser av ansatte, betraktes disse fordelene også som skattepliktig inntekt. Du må utarbeide verdien per dag dollar av disse fordelene og søke dem på alle de kvalifiserte medarbeiderne for å komme opp med en endelig sum av dine påløpte lønninger, inkludert disse fordelene. Når de er på plass, kan du beregne hvor mye lønnskostnaden du skylder. Strengt tatt er det ikke en del av justeringen for påløpte lønninger, men du må justere skattekontiene på samme måte, siden det hele er en del av samme oppgave.
Tillat for lønnsomkostnader
Hvis du bruker et eksternt firma til å håndtere lønnslisten for deg, er det ett sluttbeløp du må regne med. Det er beløpet du betaler for lønnsbehandlingen din, som vil variere avhengig av hvilken leverandør du bruker og serviceplanen du har valgt. Vanligvis vil gebyrene dine være per måned per måned, så beregningen av beløpet per dag er omtrent det samme som å beregne beløpet per dag for en månedslønn. Multipliser antall per ansatte etter antall ansatte, divider tallet med antall dager i måneden, og multipliser deretter den daglige dollarbeløpet med antall dager igjen i måneden. Hvis bedriften din er liten, kan du inkludere dette beløpet direkte inn i totalbeløpet for påløpte lønninger. I større selskaper har du sannsynligvis en egen konto for lønnskostnader, men som med lønnskostnadene, er det fornuftig å beregne og regne ut det beløpet mens du allerede gjør dine påløpte lønninger.
Slik justerer du innmeldinger for påløpte lønninger
Nå som du har utarbeidet alle de involverte dollarbeløpene, er du endelig klar til å dykke tilbake i bøkene og gjøre nødvendige tilpasninger. Først går du tilbake til "Lønnsbetalbar" -kontoen på kredittsiden av balansen din, eller hva den kontoen kalles i bøkene dine. Du har allerede en oppføring der for forrige betalingsperiode, som allerede er behandlet og regnskapsført. Nå legger du inn en ny oppføring der, med beskrivelsen "Juster innføring", og legg til lønnene du har beregnet for de siste dagene av perioden. Hvis du holder bøkene selv, kan du være mer informativ og merke det "Justere inngang for påløpte lønninger", eller noe lignende, for å hjelpe deg med å huske tydeligere hva du har gjort. Flytt nå til resultatregnskapet ditt og skriv inn en justeringsoppføring på nøyaktig samme måte på debitssiden av din hovedbok. Til slutt logg begge av de justerende oppføringene til din journal. Hvis du bruker et datastyrt regnskapsprogram eller et "manuskript" manuell system, kan de riktige beløpene overføre seg til journalen uten at du trenger å gjøre det.
Nedfall av å glemme å justere poster for påløpte lønninger
Hvis du beholder dine egne bøker eller bruker en bokholder som ikke er formelt opplært, er det mulig å overse disse justeringene i spenningen og maset av å gjøre årsskiftet, kvartalsvis eller månedlig rapportering. Det er spesielt sant hvis budsjettårsskiftet ditt faller sammen med kalenderåret, så du deltar på dette mens du prøver å holde tritt med dine personlige forpliktelser over ferien. Det er helt forståelig hvis du har savnet justeringene, men det betyr ikke at du ikke er ansvarlig for å holde bøkene dine riktig.
Å holde slip eller unøyaktige bøker kan ha en rekke konsekvenser. Långivere eller potensielle investorer kan være forsiktige, og med rette, hvis de finner unøyaktigheter i din økonomi. Det betyr også at du ikke jobber med nøyaktig informasjon, noe som gjør styringsplanleggingen vanskeligere. Hvis du er i et marked hvor rekruttering av ansatte allerede er en utfordring, vil et rykte for bungling lønn ikke hjelpe din sak. Endelig kan det ikke oppstå bøter og uønsket oppmerksomhet fra statlige skattemyndigheter eller skattemyndighetene ved å ikke regne ut lønnskostnadene dine riktig. Å gjøre justeringene krever litt arbeid fra din side - eller bokholderens del - men det er vel verdt innsatsen for å få det riktig.
