Interne kontroller er retningslinjer og prosedyrer som bedrifter bruker for å forhindre feil og svindel, som kan omfatte tyveri, forvirring, favoritisme eller mattefeil i finansielle dokumenter. Du trenger ikke å være en sertifisert offentlig regnskapsfører eller ha en finansgrad til å sette opp nyttige interne kontroller i din bedrift eller sette retningslinjer for dine ansatte å følge.
Kontroller medtegnere og godkjente signere
En av de vanligste interne kontrollene for små bedrifter er kravet om at kontrollene blir medundertegnet. Dette forhindrer at en person skriver en sjekk til seg selv eller godkjenner en upassende betaling. Hvis bedriften skriver mange sjekker hver måned, kan du sette inn en policy som bare krever to signaturer på sjekker som er mer enn et visst beløp, for eksempel $ 500. Pass på at du har et signaturkort på banken din med signaturene til autoriserte signatører. Dette gjør at banken kan sjekke signaturer før du betaler noen sjekk.
Bankavstemming
Mange bedrifter registrerer alle sine betalinger og kvitteringer i en generell hovedbok, som er en oversikt over selskapets finansielle transaksjoner. Oppføringene i en hovedbok er basert på sjekker skrevet, kontant betalt og kontanter, elektroniske innskudd eller mottatte kredittkortbetalinger. For å få hjelp til å oppdage mattefeil og bedrageriske oppføringer, utfør en bankavstemming hver måned, sammenligne bankoppstillingen din med hovedboken. Kontoutskriften vil inkludere alle innskuddene du har gjort eller mottatt elektronisk, og viser alle betalingene du har gjort. Det vil også inkludere eventuelle bankgebyrer du har betalt, slik at du kan inkludere de i hovedboken.
Anskaffelsesprosedyrer
For å sikre at du får mest mulig verdi når du foretar kjøp, opprett en intern kontroll som angir retningslinjer for kjøp. Dette kan bare omfatte bruk av godkjente leverandører, som krever konkurransedyktige bud fra entreprenører eller gjennomfører en priskontroll av flere leverandører før du velger en. Dette kan innebære at kontorsjefen skal sjekke onlinepriser på flere kontorsbutikker før du bestiller kontorrekvisita, møbler eller annet utstyr.
Refusjonspolitikk
Lag en formell ansattes utgiftspolitikk for å redusere høye reise-, losji-, underholdnings- og måltidskostnader. Hvis du tillater ansatte å bestille sin egen reise og losji når de deltar på konferanser eller messer, kan de bestille fly og rom som tjener dem mest belønning poeng, i stedet for å velge de laveste kostnadene. Krev at alle reiseutgifter skal godkjennes av en veileder på forhånd, og at alle kostnadsrefusjonsskjemaer inkluderer kvitteringer.
revisjoner
Å ha en tredjeparts gjennomgangskjøp, finansregistre, tidsskrifter, kostnadsutgifter og andre forretningsaktiviteter kan bidra til å oppdage og redusere feil og svindel. Interne revisjoner tillater en ansatt eller avdeling å vurdere arbeidet til en annen. Eksterne revisjoner bringer inn en ekstern entreprenør eller firma for å vurdere arbeidet til dine ansatte. Dette kan omfatte å ansette en sertifisert offentlig regnskapsfører for å gjennomgå bøkene dine hver måned eller kvartal. Utfør en oversikt over lagerbeholdningen kan hjelpe deg med å finne ut om du har et problem med tyveri, overlevering eller brudd.
