Leverandører (ofte kalt leverandører) er enkeltpersoner eller selskaper som leverer råvarer, ferdige produkter eller tjenester til et annet selskap eller virksomhet. For å opprettholde effektive innkjøpsprosedyrer må anskaffelsesansvarlige og bedriftseiere periodisk gjennomgå listen over aktive leverandører for å sikre at selskapet får riktig pris og riktig service. Informasjonen i en leverandørprestasjonsrevisjon kan brukes som en målestandard for å evaluere nye potensielle leverandører, eller kan brukes som et forretningsmessig tilfelle for å endre leverandører. En gjennomgang kan også deles med en leverandør med det formål å forbedre ytelsen eller som en anbefaling til leverandørens andre potensielle kunder.
Identifiser leverandøren ved navn, firmanavn og telefonnummer. Dette kan bli oppført som en overskrift eller kan ganske enkelt finnes i første ledd. Hvis selskapet har mer enn ett kontor eller en avdeling, må du sørge for å identifisere den spesifikke avdelingen som leverer bedriften din. Gi også informasjon om kontoadministratoren din eller annen kontakt i organisasjonen. Hvis det er mer enn en kontakt, oppgi alle viktige kontakter, samt deres funksjoner.
Forklar forholdet mellom bedriftene dine. Oppgi produktene eller tjenestene selgeren selger til din bedrift. Stat når forholdet begynte. Liste prissetting for jevnlig kjøpte varer og tjenester. Forklar alle garantier og oppgi faktureringsbetingelser. Kvantifiser leverandørens betydning for innkjøpsavdelingen din med hensyn til hvor mye du kjøper fra det mot andre selskaper. Oppgi hvor mye du bruker med leverandøren på årsbasis, og for produkter angi hvor mange enheter du kjøper hvert år. For videreført relasjoner kan du sammenligne kjøpsvolumet for denne perioden med kjøpsvolumet for tidligere perioder.
Vurder leverandørens ytelse. Inkluder informasjon om leveringstid, leveringskvalitet, problemløsning, respons på leverandørpersonal, vilkår, garantier og pris. Sammenlign leverandørens faktiske ytelse mot sin lovede ytelse. Sammenlign også faktiske ytelser for leverandøren din i forhold til industristandardytelsen (hvis du finner denne informasjonen.) Hvis du vurderer en leverandør for første gang, og leverandøren erstattet en tidligere leverandør, må du vurdere den nye leverandøren mot den gamle.
Oppgi din mening, støttet av fakta som er nevnt ovenfor, om å fortsette forholdet eller finne en ny leverandør. Inkluder fordeler og ulemper ved hvert handlingsforløp.
Tips
-
Oppgi konkrete eksempler på god eller dårlig service når det er mulig.
Send alltid dokumentet ditt og signer det slik at du (eller fremtidige ansatte) vet når evalueringen skjedde og hvem gjorde det.
Bruk spesifikke, bevisbare data der det er mulig. "Firma X er billigere enn Company C" er mindre informativ enn "Company X tar 10 prosent mindre enn Company C for en firekantet widget."
Advarsel
Vurder aldri personlige belønninger (som gaver, arrangementskort eller måltider) når du vurderer en leverandørs ytelse.
