God kommunikasjon med selskapets leverandører er viktig for å opprettholde en jevn fungerende forsyningskjede. Når virksomheten din flyttes, vil du sørge for at alle leverandører blir varslet og har tid til å oppdatere kontakt- og fraktinformasjon. En endring av adressebrev er ikke vanskelig å forberede, men du må gjøre litt planlegging. Unngå å forlate denne oppgaven til siste minutt.
Samle en omfattende postliste over bedriftens leverandører. Begynn å lage listen minst seks uker før virkningsdatoen for forretningsflyttingen, slik at du kan sende ut adressebokmeldingene tidlig. Du må kanskje sende mer enn ett brev i noen tilfeller. For eksempel kan en leverandør ha en ordre- og fraktdepartement som er skilt fra sine fakturakontorer. Du trenger å varsle begge deler.
Sett endring-of-adresseinformasjonen bare i brevet til leverandørene. Bruk firmaets brevpapir eller legg inn din nåværende adresse og kontaktinformasjon i hilsen eller lukkingen av brevet etter ditt vanlige forretningsbrevformat.
Fortell leverandører at virksomheten din er flyttet i første ledd i brevet og gi datoen for endringen. Den faktiske flyttingen kan ta flere dager, så gi den nøyaktige datoen som korrespondanse og forsendelser må sendes til den nye adressen. Forklar hvorfor selskapet beveger seg. For eksempel, å fortelle leverandører er selskapet ekspanderende og trenger et større anlegg lar dem vite hva som foregår på en måte som skaper et godt inntrykk. Hvis det vil være en periode hvor driftene slås av, angi datoene virksomheten vil bli stengt.
Sett den nye gateadressen til virksomheten i andre ledd. Hvis postadressen vil være annerledes enn gateadressen, inkludere den også. Gi noen annen kontaktinformasjon som endrer seg, for eksempel telefonnumre. Send adressebrevbrevet minst tre uker før flyttingen, slik at leverandørene har tid til å oppdatere postene sine. Til slutt, gi et telefonnummer eller en e-postadresse til leverandører for å stille spørsmål om nødvendig.
Tips
-
Oppfølg brevet med en epost som ber om bekreftelse på at adressebrevsbrevet ble mottatt og påminnet leverandører av den kommende flyttingen. Du vil kanskje legge til endring av adresse på nettstedet ditt og sosiale medier også. Gi nettadressene til disse nettstedene i brevet og i e-posten.
