Beskrevet i 1993 beskytter familien medisinsk forlatelsesloven jobben til enkelte ansatte som må ta ubetalt permisjon for å ta vare på et nyfødt eller adoptivt barn eller et alvorlig syk familiemedlem. FMLA beskytter også jobben til ansatte som selv er alvorlig syk eller skadet, og må ta fravær for å gjenopprette. Den medisinske arten av de fleste FMLA-forespørsler utløser personvern og konfidensialitetsproblemer som arbeidsgivere trenger å huske på.
Kommunikasjon av medisinsk informasjon
Enkelte medisinske opplysninger kan ikke holdes helt konfidensielle. For at en FMLA skal bli godkjent, må arbeidsgiveren for eksempel se på en doktors anbefaling basert på en alvorlig helsetilstand. Arbeidsdepartementet anbefaler å bruke et standardskjema for legeanbefalinger for FMLA. Skjemaet lar legen gi opplysninger om tilstanden, inkludert lengden på permisjonen som kreves. Skjemaet er tilgjengelig på nettet fra Institutt for arbeidets nettside.
Tilgang til medisinsk informasjon
Tilgang til journaler er underlagt lov om helseinformasjon og ansvar. Handlingen regulerer streng hvem som har tilgang til medisinsk informasjon der individets identitet kan bestemmes. HIPAA er balansert for å gi informasjon til helsepersonell for å tillate dem å gjøre jobben sin, og under andre omstendigheter, for eksempel FMLA-forespørsler. Handlingen krever imidlertid at adgangen til medisinsk journal er sterkt begrenset. Som arbeidsgiver som er underlagt FMLA, må du begrense tilgangen til disse medisinske journaler bare til utpekte ansatte som absolutt må ha tilgang for bona fide forretningsårsaker.
Lagring av medisinsk informasjon
Som arbeidsgiver må du beskytte ansattes medisinske opplysninger fra de som ikke er utpekt til å få tilgang til den. Alle journaler skal lagres hver for seg fra personaldokumenter. Medisinske filer som er relatert til FMLA-forespørsler, bør oppbevares i låste arkivskap som bare utpekte ansatte har tilgang til. Ved faksing og fotokopiering av medisinsk informasjon fra medarbeider, bør protokoller opprettes og følges nøye for å sikre ansattes personvern. For eksempel, hvis et medisinsk dataark ved et uhell er forlatt i en fotokopimaskin og deretter sett av uautoriserte personer, er det din bedrift som er ansvarlig for brudd på personvernet, ikke den urolige ansatt.
Arbeidsgiver bekymringer
Ofte i FMLA situasjoner, trenger arbeidsgivere tilgang til visse av deres medarbeidere. HIPAA sørger for at ansatte gir skriftlig fullmakt til arbeidsgivere for å få tilgang til kun de dokumentene som er relevante for den tilstanden som FMLA forlater er forespurt uten å gi blanket fullmakt til å få tilgang til alle medisinske journaler. Arbeidsgivere kan be om en annen mening basert på en leges anbefaling for FMLA, og kan også kontakte legen direkte og diskutere tilstanden. Slike diskusjoner må også godkjennes av den ansatte. Ansatte som søker FMLA må gi tilstrekkelig dokumentasjon og vil derfor sannsynligvis gi disse tillatelsene.
