Et arbeidsflytdiagram representerer visuelt bevegelsen og overføringen av ressurser, dokumenter, data og oppgaver gjennom hele arbeidsprosessen for et gitt produkt eller en tjeneste. Et vellykket flytskjema vil representere riktig arbeidsflyt raskt og tydelig.
Forbedre effektiviteten og unngå flaskehalser
Mange arbeidsprosesser kan være kompliserte og komplekse, så det er viktig å visuelt representere hvordan oppgavene er fullført for å forbedre medarbeiderens forståelse og effektivitet. Workflow diagrammer angir klart hvem som er ansvarlig for hvert trinn, hvilke dokumenter og ressurser de trenger, og hvor mye tid som trengs for hvert trinn. Å kjenne ansattes roller og ressursbehov for produksjon gjør at ledelsen enkelt kan definere svakheter og lindre flaskehalser. Flaskehalser er noen aspekter av arbeidsflyten som hindrer og reduserer prosessens totale syklustid.
Økende ansvarlighet og kommunikasjon
Visuell representasjon av hele arbeidsflytprosessen gjør det mulig for ansatte å forstå ikke bare deres jobbansvar, men også andre ansattes roller, noe som øker ansvarligheten. Å skape et vellykket, nøyaktig arbeidsflytdiagram øker kunnskapen på arbeidsplassen på grunn av den nødvendige forskningen og datakompileringen. Kommunikasjon forbedres også når ansatte har en bedre forståelse av arbeidsflytprosessen.
Bruke figurer til å vise aktivitet
Arbeidsflytdiagrammer bruker bestemte former som samsvarer med ulike typer aktiviteter. En oval viser hvor arbeidsflyten begynner og slutter. Rektangler representerer en prosessaktivitet, oppgave eller analyse. Diamanter betyr en beslutningsprosess, som vanligvis resulterer i to mulige arbeidsflytretninger. Hvis svaret på en beslutning er ja, fortsetter arbeidsflyten på den planlagte ruten, men hvis svaret er nei, må arbeidsflyten kanskje ta en annen rute for å løse problemet. Et diagram med mange diamantformer kan være vanskeligere å følge visuelt. Sirkler representerer koblinger fra en aktivitet til en annen.
Implementere arbeidsflytdiagrammer
Selv om utformingen av arbeidsflytdiagrammet kan være en omfattende og tidkrevende prosess, kan implementeringen være vanskeligere. Ledere kan ikke bare legge inn et diagram på arbeidsplassen og forventer at ansatte skal levere til det uten noen veiledning. De fleste diagrammer må kobles sammen med en arbeidsflytforbedringsteori, som magert produksjon, Six Sigma eller total kvalitetsstyring. (Se referanse 1)
Alternativer til arbeidsflytdiagrammer
Noen bedrifter bruker alternativer til arbeidsflytdiagrammer som prosess, forretningsplanlegging og flytkontroll. En prosess, eller prosesskart, er et veldig likt konsept for arbeidsflyt og arbeidsflytdiagrammer. En arbeidsprosess er mer spesifikk enn arbeidsflyt, og fokuserer mer på innganger og utdata enn overføring av data, dokumenter og oppgaveansvar. Forretningsplanlegging fokuserer mer på langsiktige mål enn å forbedre dagens arbeidsflyt. Ledere som er interessert i flytkontroll, ser spesielt ut til å forbedre lagerstyringen.
