Av ulike årsaker kan det hende at noen ansatte ikke liker å fylle ut tidsskrifter. De kan se det så kjedelig og tidkrevende, eller når det gjelder lønn eller fritatt arbeidstakere, kan de se det som unødvendig. Føderal arbeidsloven krever at du sporer ikke-arbeidstidsansatte tid; Dette står for de fleste timepersonell. Forutsatt at du opprettholder nøyaktige poster, kan du bruke hvilket tidssystem du vil ha. Det er noen ting du kan gjøre for å sikre overholdelse og å få motvillige medarbeidere til å fylle ut deres tidsark på riktig måte.
Opprett et brukervennlig timekeeping system basert på størrelsen på lønnslisten. For eksempel, hvis du har færre enn 10 ansatte, kan du kjøpe standard tidsskrifter fra kontorrekvisita og få ansatte til å fullføre dem hver uke. For å øke nøyaktigheten, kan du i stedet kjøpe en standard slagklokke og blanke tidskort. Hvis lønnen din er betydelig, bør du vurdere et automatisert system som krever at ansatte klokker inn via swipe-kort eller finger- eller palmprint.
Ta med tidsprosedyrer i arbeidstakerhåndboken din. Dette inkluderer når tidsark er på grunn og til hvem de skal sendes inn. Angi klart konsekvensene av å bryte visse tidsreguleringsregler, for eksempel oppsigelse for forfalskning av tidsskrifter. Gi alle ansatte en kopi av håndboken.
Opprett en lønnskalender og distribuere den til alle ansatte. Dette kommer til nytte når betalingsdagene endres, for eksempel i løpet av ferien uker. Kalenderen viser betalingsperiodens start- og sluttdato, tidsskjema for innsendingsdato og tilsvarende betalingsdatoer gjennom året.
Utpek ledere og veiledere til å trene nye og eksisterende ansatte på hvordan du fyller ut tidsskrifter. Hvis du har et automatisert system, spør om nødvendig leverandøren om å sende noen ut til å trene ledere og veiledere som igjen skal trene sine ansatte.
Forenkle timelønnsberegning ved å kreve at ansatte skal runde opp og ned til nærmeste kvarttime. Rundt tiden fra ett til syv minutter ned og tiden fra åtte til 14 minutter opp. For eksempel, hvis en ansatt kommer til jobb klokka 8:11, setter hun klokka 8:15 på tidsskriftet. Hvis hun klokker klokken 5:21, skriver hun 5:15 p.m. I mange tilfeller utfører automatiserte timekeeping-systemer avrunding.
Begrens tidsoppføringer til bare det som teller. For eksempel begrense oppføringer til vanlig, overtid, ferie, syke og personlige timer og betalte pauser tatt. Krev faste lønnede arbeidere å fylle ut tidsskrifter, hvis nødvendig.
Forklar til ansatte hva som er i det for dem. For eksempel, si at riktig gjennomføring øker lønnsom behandling, sikrer rettidig lønn, akselererer faktureringsperioden og øker kontantstrømmen. Har ledere eller veiledere kommunisere fordelene til sine underordnede.
Oppfordre en åpen dørpolitikk slik at ansatte kan nærme seg sine overordnede når de har tidsskriftsproblemer.
Avstå fra å bruke et straffesystem for å få ansatte til å fylle ut tidsskjemaet på riktig måte. For eksempel kan tilbakeholdende lønnsslipp inntil arbeidstakere sender inn tidsskjemaet være forbudt i henhold til statlig lov og kan skape et mistilliljømiljø mellom ledere og ansatte.
Tips
-
Før du implementerer tidspolitikk, sjekk med statlig arbeidsavdeling for gjeldende regler. For eksempel kan staten ha spesifikke regler for avrunding, registrering og bruk av biometriske klokker.
