Brev er viktig for å kommunisere både personlige og forretningsmessige følelser. Personlige brev er imidlertid svært forskjellige fra deres forretningsmessige kolleger. For å vise riktig forretningsmetikett under bedriftens transaksjoner, bør du gjenkjenne disse forskjellene og sørge for ikke å blande brevstiler. Dette vil hjelpe deg med å se profesjonelle til ansatte, kunder, aksjonærer og investorer.
Format
Bedriftsbokstaver og personlige bokstaver er formatert mye annerledes. Med noen mindre variasjoner har forretningsbrev vanligvis 1-tommers marginer. De har også enkeltavstand, med dobbeltavstand bare mellom avsnitt og innledende datalinjer (f.eks. Dato, emne). Brevet er etterlatt begrunnet uten punktinnrykk. Bedriftsbokstaver er også alltid skrevet. I kontrast kan personlige bokstaver ha stort sett noe format. Det er opp til forfatteren å bestemme hvordan han ønsker at det personlige brev skal vises. Et personlig brev er tradisjonelt håndskrevet, men med teknologiutvikling skriver mange mennesker personlige bokstaver på sine datamaskiner fordi det er raskere å skrive enn skrive manuelt.
Innhold
I et forretningsbrev er innholdet alltid objektorientert - det vil si, formålet med brevet er gjennomsiktig. Med et personlig brev kan innholdet dekke mange forskjellige emner, og det er mer vekt på å knytte sammenhengende hendelser og følelser enn på problemløsning. Personlige brev kan være mye mer meandering. Personlige brev kan berøre noen forretnings- eller finansproblemer, men forretningsbrevene diskuterer aldri personlige problemer, med mindre disse problemene direkte påvirker virksomheten.
Språk og tegnsetting
Bedriftsbokstaver bruker mer formelt språk enn personlige bokstaver. Forfattere gir spesiell oppmerksomhet til ordvalg fordi ordvalg kan gjøre en stor forskjell i juridiske saker. Salutasjoner og lukkinger er høflige og refererer til riktige titler (for eksempel, ordfører Edwards, frøken Neman). Kolonner brukes mer i forretningsbrev enn personlige bokstaver, spesielt etter hilsen og de innledende datalinjemerkene (for eksempel RE:, DATE:). Personlige bokstaver kan bruke hvilket som helst språk, inkludert slang og ikke-forretningsmessige forkortelser som ttyl (snakk med deg senere) eller btw (forresten). Fordelen med dette er at skribentens personlighet virkelig kommer over. Forretningsordre mister ofte forfatterens sanne "stemme". Personlige bokstaver bruker standard tegnsetting regler, men fordi de er så uformelle, ignorerer forfattere ofte noen grunnleggende tegnsetting og kapitalisering standarder.
Hvorfor skille mellom?
Hovedårsaken til at folk adskiller personlige brev fra forretningsbrev er at en vanlig metode for å skrive forretningsbrev skaper effektivitet i forretningsvirksomheten. For eksempel kan næringsdrivende vite at de raskt kan fastslå formålet med forretningsbrevet fra emnelinjen. Effektivitet kan omdanne til inntekter. En annen grunn til differensiering er at bruk av et profesjonelt format formidler at det som er i brevet, er viktig. For det tredje, bruk av forretningsbrev format er forventet av fagfolk. Hvis du ikke overholder forretningsformat med firmaet ditt, kan du komme over som mindre forberedt eller uerfaren.
