Uansett om du starter et call center, et forsikringssted eller en annen type virksomhet, er kontorsavdelingen din sannsynligvis det første inntrykket kundene dine og kundene får fra bedriften din. Frontkontoravdelinger støtter vanligvis salgsavdelingen og andre avdelinger i et selskap. Avdelingens størrelse kan variere fra to personer til et helt team av mennesker. En jevngående kontorsavdeling kan hjelpe resten av selskapet til å kjøre effektivt.
Oppgi de plikter som må utføres av frontkontoravdelingen. Bryt denne listen til daglige, ukentlige og månedlige plikter. Inkluder hjelp som du forventer at denne avdelingen skal tilby til andre avdelinger.
Grupper sammen de samme oppgavene i en annen liste. Dette hjelper deg med å finne ut hvor mange stillinger det må være for hver gruppe arbeidsgrupper. For eksempel kan telefonsvarer, åpning av post og hilsen kunder eller klienter være en gruppe, som vanligvis vil være en resepsjonistposisjon. Innføring av fakturaer og betaling av disse fakturaene ville være en annen gruppe av oppgaver, som ville være en leverandørgjeldsposisjon.
Skriv ned typen personer du vil representere firmaet i frontkontoravdelingen. For eksempel, vil du ha unge, sprudlende personligheter eller profesjonelle, reservert personligheter? Vil du ha folk med en viss erfaring eller utdanning? Ved å komme opp med denne informasjonen, vil du få en bedre ide om hva du leter etter når du skriver jobbsøkende annonser og intervjuer potensielle medarbeidere.
