Skrive samlebokstaver til ikke-betalende kunder er en uunngåelig oppgave for hver bedriftseier. For å øke dine muligheter for å få betalt det du skylder, lage en detaljert betalingspolitikk før du utsteder kreditt og bruk takt og profesjonalitet når du prøver å samle på forfalt konto.
Opprett en betalingspolitikk
Før du tillater en kunde eller klient å utsette betaling, betale på kreditt eller betale etter levering av produkter eller tjenester, utvikle en betalingspolicy som skisserer vilkårene dine. Dette bør inneholde detaljer om når du vurderer en forfalt betaling, for eksempel 10 dager eller 30 dager etter at fakturaen er utstedt. Det bør også inkludere detaljer om hva som vil skje dersom manglende betaling fortsetter, for eksempel utstedelse av straffer og sen gebyrer, avhendelse av tjenester eller rettssaker.
Adresse Spesifikasjoner
Se avtalens avtale med kunden om å utarbeide samlingsbrevet ditt. Henvis til bestillingen, fakturanummeret, datoen for tjenesten eller kjøpet og datoen for den opprinnelige betalingen. Hvis det var tidligere forsøk på å samle, nevner de også, og gi kunden en total som inkluderer straffer. For eksempel "Din bestilling på 1000 vannflasker ble levert 1. oktober og en faktura for $ 250 ble utstedt via e-post 3. oktober med betalingsdato 3. november. Din konto er nå 30 dager forfalt, og kontoen din er vurdert en $ 25 gebyr, gjør din utestående saldo $ 275, betales umiddelbart."
Vær sympatisk, men fast
Mens noen ikke-betalende kunder kan kaste bort sine regninger, kan andre ha glemt betalingsdatoen eller ha alvorlige kontantstrømsproblemer. Gi kundene fordelene med tvil når du skriver inn samlebokstaver for å unngå å sette dem på defensiv. For eksempel, "Vi forstår at uforutsette omstendigheter kan oppstå, og vi er forpliktet til å jobbe med deg for å løse denne saken." Denne tilnærmingen fornærmer ikke kunden, men gjør det klart at betalingen må gjøres uavhengig av omstendighetene.
Legg ved verifikasjonsdokumenter
Vedlegg i samlingsbrevet kopier av tidligere utstedte fakturaer, tidligere korrespondanse over problemet, en kopi av en signert kontrakt eller skriftlig avtale og utdrag fra betalingspolicyen. Hvis du er villig til å forhandle på balansen eller ta delbetaling, skissere de spesifikke vilkårene for tilbudet ditt. Gi et nummer å ringe hvis kunden har spørsmål og inkludere en forhåndsbetalt, selv adressert konvolutt for enkel betaling.
Bruk en advokat
Hvis gjentatte forsøk på å samle på forfallne kontoer ikke er fruktbare, kan du velge å få en advokat til å sende innsamlingsbrevet på dine vegne. Din advokat kan anbefale trusler om småskaderett, henvisning til samlingsbyrå, kredittrapportering eller andre juridiske handlinger. Vei kostnadsfordelen av hva det ville ta å utdanne kolleksjonen din til en advokat versus det beløpet du kan samle inn fra kunden din. Hvis du for eksempel bruker en advokat til å skrive et samlingsbrev for en $ 50-regning, kan det hende at det ikke er kostnadseffektivt, men å ansette profesjonell hjelp til innsamling på en konto på $ 10 000 ville nesten være verdt bekostning.
