Ved styring av et prosjekt er bunnlinjen kjent med hva leveransen medfører. "Leveranser" er en catch-all term som man alltid hører på business, og det ville være lett å tro at det refererer til fysiske produkter man mottar, men det er langt mer omfattende enn det.
Hva er leveranser?
I hovedsak er leveranser produksjonen av et prosjekt. Men det er noen typer leveranser: interne og eksterne leveranser, og prosjekt- og prosessleveranser.
Eksterne leveranser er de tjenestene eller produktene som en klient eller kunde har engasjert et selskap å tilby. Det er noe bedriften skaper for salg for å generere inntekter for selskapet.
Interne leveranser er oppgaver og arbeid utført innen selskapet som ikke er kundedrevet, men et krav for å drive virksomheten. Arkiveringsskatt, papirarbeid og administrering av kontoer anses alle som interne. Interne leveranser vil aldri krysse en kundes skrivebord, men de kan bli produsert for myndigheter som IRS eller lisensieringsorganer. De er fortsatt innenfor (intern) din bedrift, eller nødvendig for driften av din bedrift.
Prosjektleveranser og prosessleveranser faller begge under kategorien eksterne ytelser siden de relaterer seg til klientbasert arbeid.Prosjektleveranser er klientstyrte resultater; eventuelle produkter og tjenester som skal leveres til kunden som et resultat av prosjektet.
Prosesleveranser, derimot, er noe av arbeidet som utføres for å fullføre prosjektet som kan leveres. De er dokumenter, planer, mock-ups, noen klargjøringer om omfanget og til og med arbeidsstrukturbrudd som er opprettet for det interne laget.
Forstå prosjektleveranser
Når kunder eller klienter engasjerer en bedrift for å levere en tjeneste eller selge et produkt til dem, er resultatet resultatene leverbare. Det kan være et fysisk produkt, men det kan også være noe immaterielt, som en tjeneste, en rapport eller en datafil.
For eksempel, når et flyselskap kontrakter Boeing for å komme opp med et nytt fly for dem, vil de spesifisere hva de trenger fra flyet - fra størrelse til sitteplasser og design. Flyet blir leverbart. Og hvis et selskap har en intern konferanse og ansetter en transcriber for å registrere og dokumentere arrangementet, er transkripsjonsfilene også leveranser.
Leveranser kan være kreativ produksjon, maskinvare, programvare, dokumenter, utstyr og andre tjenester. De kan være kortsiktige jobber eller massivt komplekse langsiktige prosjekter.
Jo klarere leveranser er definert i prosjektkontrakter, jo jevnere leveringsprosessen vil gå.
Definere prosjektleveranser
Det er ikke nok å si hva det er som vil bli levert på slutten av prosjektet. Det er viktig å ha et klart omfang, kostnader og tidslinjer som er angitt i leveransekontrakten, slik at begge parter er enige om hva som skal leveres, når det blir levert og for hvor mye.
For eksempel, anta at du er kontraherende for levering av et nytt bedriftsnettsted for ditt klærfirma. Jo mer spesifikke du kan sørge for det du trenger av nettstedet, desto mer sannsynlig er det å få leveransen du ønsker.
Derfor bør det beskrives alle aspekter du trenger fra nettstedet, der du beskriver leveransen.
- En dynamisk e-handelsportal hvor kunder kan se på klær i flere visninger med zoom-inn-muligheter.
- Kunder kan kjøpe online med kredittkort, PayPal og Interac i flere valutaer.
- Integrerende mailingliste aggregering er på markedsavdelingens ønskeliste.
- Produktavdelingen vil at nettsiden skal enkelt oppdateres med nytt produkt, men det må også tilpasse selskapets beholdning 24/7, slik at produktene ikke oversoldes eller blir usolgte på grunn av dårlig datasporing.
Hver av disse aspektene kan beskrives i prosjektkontrakten. Prosessleveranser vil da bli avgjort internt av prosjektgruppen på en måte som raskt beveger prosjektet slik at tidsfrister for ekstern leveranse kan oppfylles.
I dette tilfellet kan det være flere enn en levererbar. Den første kan være oppmuntring av nettsteddesignen, og den andre leverbare vil være den fungerende nettsiden eller wireframe. Den første leverbare vil trenge godkjenning før den andre leverbare kan opprettes, og kontrakten må ha leveransen godkjennelseskriterier klarert.
Fremgangsmåte for å definere leveranser
De to viktigste ordene å huske på når de definerer leveranser er "spesifikke" og "målbare".
Spesifikasjoner kommer i prosjektplanleggingsfasen, og det er der detaljene vil bli angitt for hva som må være resultatet; den leverbare. Når detaljene er bekreftet, kan kostnadene og arbeidet beregnes, og et budsjettklient-godkjent.
Milepæler er en del av det "målbare" aspektet av leveransene, men de er for intern bruk - prosessleveranser - bare et kontrollpunkt på forskjellige måter på veien for å fullføre prosjektet og frigjøre klientens arbeid.
Et annet aspekt av den målbare delen av prosjektleveranser er at de må oppfylle akseptkriterier. For dette formål må klienten være tydelig i det de trenger under kontraktskriften, eller de kan få lite belønning hvis deres leveranser ikke overskrider hva de forutsett.
Baseliner og milepæler
Enten jobber du med et prosjekt som krever leveranser, eller du er engasjerende for å motta leveranser. På den ene eller andre måten trenger prosjektet grunnlinjer og milepæler for å sikre suksess.
Prosjektbaselinjer kan enten være omfangsgrunnlinje, tidsplanlinjen eller kostnadsbaseline. Sammen er de ytelsesbaserte målinger og de er ikke definert før prosjektplanleggingen er fullført. De skal være et rammeverk for tilsyn da prosjektet pågår.
Kostnadsgrunnlaget er forventet budsjett. Omfanget dekker hva hele spekteret av prosjektet er og hva forventningene og utfallet skal være. Tidsplanen er tidslinjen for utførelse og levering. Hvis, eller når prosjektdetaljer endrer seg, må det noteres og basislinjene må endres.
Ved å overvåke nøyaktigheten av baselinjene er milepæler viktige. Milepæler er oppgaver eller prestasjoner som, når de er ferdigstilt, fremskynder de endelige resultatene av ethvert prosjekt. Milepæler kan være store resultater, slik at innramming er ferdig i et nytt lager, eller noe som en kontrakt blir signert. Generelt er milepæler en intern funksjon, et middel til å overvåke fremdrift som hjelper prosjektgruppen til å holde seg på målet for sluttdato.
Hvis et prosjekts milepæler blir savnet eller grunnlinjene skifter, betyr det at leveransen kanskje ikke oppfyller fristen.
Administrere prosjektleveranser
Scope creep kan spore leveranser hvis prosjektets omfang utvides etter at ting har begynt. For å begrense dette, vær klar over hvilke leveranser som er involvert i den første prosjektavtalen, og bygg inn ekstra tid og budsjett etter behov hvis nye leveranser legges til. Sørg for å få godkjenning fra alle interessenter i disse tilfellene.
Klienter og andre interessenter kan forbedre prosjektets suksess gjennom deres innspill om hva akseptkriteriene skal være. Vær klar over den tilsiktede sluttbruken av de leverbare, og hva formålet er, for å sikre at du oppfyller behovene og kravene til leveransen.
Bruk prosjektledelsesprogramvare for å holde alle på mål og oppdatert om prosjektets fremgang og hvor mye mer arbeid som skal gjøres for ferdigstillelse. Dette kan være spesielt produktivt der det er mer enn en ekstern leverbar. Sørg for at prosesser, tidslinjer og mål er eksplisitte og enkle, og delegere oppgaver.
