Å flytte et medisinsk kontor er aldri en lett oppgave. Du må overføre dyre maskiner og utstyr fra kontor til neste. Du må holde medarbeiderne lykkelige og produktive under farten. Og pasientene dine må holdes informert om kontorets nye plassering og timer. Heldigvis, ved å følge noen grunnleggende regler, kan du få det medisinske kontoret til å bevege seg glatt.
Leie fagfolk
Å ansette rett utenfor fagfolk for å hjelpe deg med å flytte kontoret ditt er det første skrittet for å sikre et jevnt kontorflytt. Topp bedrifter er kostbare, men ikke fristet til å skimp på denne bekostningen. Lei kun flyttefirmaer som har lang erfaring med å flytte medisinske kontorer. Du kan spare penger ved å ansette et billigere flyttefirma. Men hva om den røntgenmaskinen eller det nye datasystemet er skadet? Disse besparelsene vil raskt forsvinne.
Når du intervjuer potensielle flyttefirmaer, spør alltid om referanser. Ring deretter til disse referansene. Det er den beste måten å finne ut om movers var effektive, samarbeidsvillige og dyktige.
Hold ansatte godt
En medisinsk kontorflytting er vanskelig på alle. Dette inkluderer dine ansatte, spesielt hvis de hjelper med flyttingen. Det er din jobb å holde medarbeiderne lykkelige i denne kaotiske tiden.
Hvis dine medarbeider er pakkingskasser eller lagrer filer på flyttedag, må du sørge for å gi dem mange pauser. Våren for snacks og drikkevarer hele dagen også. Og vær sikker på å belønne sitt harde arbeid med minst en liten økonomisk bonus. De vil sette pris på din innsats.
Ikke hold pasientene i mørke
Du vil ikke at pasientene skal kaste bort tid til å kjøre til din gamle medisinske kontorbygning for å finne ut at den er tom. Begynn å informere pasientene om flyttingen lenge før det skjer. Send dem postkort med ditt nye kontors adresse og timer, sammen med datoen den skal åpnes. Hvis budsjettet ditt har råd til det, send pasientene dine kjøleskapmagneter med samme informasjon.
Sørg for å fortelle hver pasient du ser om kontoret flyttes. Denne typen interaksjon resonerer ofte mer med pasienter enn postkort og andre posteringer.
Endelig send en annen runde postkort etter at det medisinske kontoret flytter. Dette vil gi verdifull forsterkning.
Den lille, men viktige, ting
Du må takle mange små, men viktige oppgaver når du flytter ditt medisinske kontor. Gjør de riktige samtalene for å sikre at strømmen og andre verktøy er på når du flytter til det nye kontoret. Ikke glem å endre postadressen din med den amerikanske posttjenesten. Hvis du ikke gjør det, kan viktig mail gå tapt. Før du fullfører flyttingen, må du kontrollere at alle visittkort, brevpapir, annonser og annet trykt materiale kommer med din nye postadresse og telefonnummer.
