Når bedrifter bestemmer behovet for å anskaffe materialer eller kontraktsreparasjoner, vil innkjøpsagenten eller eieren be om et bud - eller kostnadsberegning av forsyninger og / eller et bestemt omfang av arbeidet. Det er vanlig for eieren eller agenten å be om et bud fra flere konkurrerende selskaper for å finne den beste leverandøren. Når vinnende entreprenør er valgt, er det profesjonelt høflighet å varsle mislykkede budgivere om dine intensjoner. Husk at du kanskje vil at leverandører skal by på fremtidige prosjekter.
Bakgrunn
Den første prosessen med å skaffe et tilbud, kjent faglig som en forespørsel om tilbud, er å skissere arbeidsomfanget. Da innkjøpsagenten gjennomgår og avviser innsendte bud, må du være klar over nøyaktig hvilken jobb som skal utføres og hva forventet utfall er, slik at informasjonen kan overføres til innleveringsselskapet.
Eieren eller kjøperen vil også ha en ide om hva prosjektet ville koste. Hvis du undersøker og estimerer at en takreparasjon på et fylke fengsel burde koste under $ 350 000, og budene alle returnerer på over $ 500 000 - bør du gjennomgå detaljene. Du kan ha et urealistisk budsjett, eller budgivningsbedriftene kan bare være overpriset.
Forkastelsesbrevet
Hvis budene er for høye, skru dem ned. Husk at du kanskje vil gjøre forretninger med disse selskapene i fremtiden, du vil ikke la dem lure på. Det er profesjonelt og høflig å sende et standardformuleringsavvisningsbrev.
Forespørselen om gjenbud
Det kan være tider når et forslag er sendt som er utenfor merket. Kanskje har salgsrepresentanten eller entreprenøren misforstått omfanget av arbeidet, eller kanskje du har bestemt deg for å eliminere en del av jobben. Send et skikkelig brev som ber om tilbakebetaling. I dokumentet ditt, gi forslag, avklaring eller modifikasjoner til budgiveren.
Avviser alle
Noen ganger er det mulig at alle budene kommer inn for høyt. Når dette skjer, bør du sende et brev til alle tilbudsgivere som informerer dem om at alle anbudene blir avslått, og gi dem råd om en dato når nye innleveringer vil bli akseptert.
Eliminering på grunn av spesifikasjon
Noen selskaper, spesielt ideelle organisasjoner, må overholde en meget detaljert forslagsprosess. Universitetet i Tennessee krever for eksempel at tilbudsgivere sender inn sitt forslag i en konvolutt som er identifisert med budgiverens navn, adresse, forespørsel om tilbudsnummer og oppdragsgivers lisensinformasjon. Når anførselstegn mottas som mangler relevant informasjon som skissert, returnerer du bare innsendelsen med en kort formular som forklarer at innleveringsprosessen ikke ble fulgt riktig.
