Hver bedrift må ha en metode for registrering, organisering og analyse av økonomiske data som følge av hverdagslige forretningstransaksjoner. I mange tilfeller må bedrifter og bedrifter overholde Generalt aksepterte regnskapsprinsipper som krever et bestemt system for bokføring og regnskap. Mindre bedrifter trenger imidlertid også de grunnleggende elementene i bokføring for å forberede seg på skatt og holde oversikt over inntektene. Bokføringssystemer kan konfigureres manuelt - ved hjelp av fysiske bøker - eller ved hjelp av regnskapsprogrammer for å organisere og vedlikeholde informasjonen.
tidsskrifter
I et bokføringssystem er tidsskriftene det første stedet du kan se for å finne fullstendig informasjon om en transaksjon. Den generelle journalen, brukt av mange bedrifter som bruker et dobbeltregistreringssystem, registrerer debet- og kredittbeløpene for hver konto som transaksjoner oppstår. Det kan også oppgi en kort beskrivelse av transaksjonen. Noen bedrifter kan ha spesialiserte tidsskrifter, hver for å registrere en bestemt type transaksjon. For eksempel kan du ha både en kontant utbetaling og kontanter kvittering journal, som registrerer sjekker deponert og skriftlig og kontanter brukt og deponert.Andre tidsskrifter inkluderer lønnsbladet, leverandørgjeld og kundefordringer.
Ledgers
Bokføring ledgers gruppe transaksjoner i henhold til konto og effekten det har på virksomheten. Kategorier i hovedboken kan inkludere eiendeler, gjeld, utgifter og inntekter. Hver kategori inneholder seksjoner for hver av disse typer kontoer (for eksempel utgiftskonto). Regelmessig blir transaksjoner fra virksomhetsjournaler lagt inn eller registrert i hovedbokene. Et grunnleggende ledger system har en samling av "T-kontoer" som hver har to kolonner, en hver for debet og kreditter. Imidlertid kan tre- eller fire-kolonnehodersystemer brukes til å registrere annen informasjon, for eksempel en løpende saldo på kontoen.
regneark
Regneark gir bokholderen eller regnskapsføreren en måte å analysere data på og teste nøyaktigheten av regnskapsbøker, tidsskrifter og andre poster som brukes til å utarbeide regnskap. Et slikt regneark, prøvebalansen, viser saldoen på alle kontoer i hovedboken, poster tilpasser oppføringer til kontoer og lukker eventuelle midlertidige kontoer. Når "balansert" må debetbeløpene tilsvare kreditten, ellers inneholder hovedboken en feil som må korrigeres. Andre regneark inkluderer analyse- og forsoningarkiv. Analyse regneark analyserer balansen på en bestemt konto. Avstemnings regneark forene forskjeller mellom to eller flere kjente beløp, for eksempel mengden kontanter du har spilt inn i hovedbokskonto og mengden kontoutskriften viser.
Regnskap
Regnskap gir viktig informasjon om selskapets økonomiske situasjon til eksterne parter. De fleste bokføringssystemer bruker fire store regnskap. Balansen gir et øyeblikksbilde av et selskaps finansielle stilling for en bestemt dato, notering av eiendeler, gjeld og egenkapital. Formålet med resultatregnskapet er å vise virksomhetens nettoinntekter for en bestemt periode. Kontantstrømoppstillingene viser økningen og reduksjonen i kontanter i en periode som det gjelder virksomhetens virksomhet, investeringer og finansieringsaktiviteter. Endelig endrer oppstillingen av aksjonærens eller eierens egenkapitaldetaljer i selskapets beholdning, oppført poster som årets resultat og utbetalt utbytte til aksjonærene.
