Å lage en oversikt over varene på et kontor kan være viktig i tilfelle tyveri, brann eller naturkatastrofe. Uten en liste, må du stole på ditt minne for å ta hensyn til innholdet i et kontor. En kopi av listen skal lagres på stedet og oppdateres som kontormøbler og utstyr er kjøpt eller fjernet. Eventuelt kan du supplere en oversiktsliste med tegninger eller fotografier som viser plasseringen av nøkkelobjekter i hvert rom.
Møbler og tilbehør
En liste over kontormøbler og tilbehør til rommet inkluderer skrivebord, stoler, lamper, søppelbokser, arkivskap og til og med vindubehandlinger. Dekorative gjenstander bør ikke overses, for eksempel bilder eller malerier, vegghenger, planter, dekorative figurer og speil. Sjekk hyller som utgjør et kontorbibliotek. Noen referansebøker kan være relativt dyre og deres verdi bør noteres.
Datasystemer
Hjertet på de fleste kontorer i dag er ett eller flere datasystemer. Systemene er sammensatt av hoveddatamaskinen (CPU), skjermer, skrivere, skannere, høyttalere, tastaturer, mus og alle tilknyttede tilkoblingskabler. Ta opp alle bærbare datamaskiner. Ekstra elementer inkluderer uavbrutt batteri backup forsyninger og video-projeksjon systemer. Et kontorbeholdning som også viser kjøpesummen og kjøpsdatoen for hvert element, enten møbler eller datamaskiner, gjør at listen kan brukes til å bestemme omfanget av dekning som trengs for å sikre kontorets innhold. Opptak av kjøpesum og dato er også nyttig når du fyller ut selvangivelser, da datamaskiner og annet kontorutstyr kan avskrives over flere år, og kjøpesummen og datoen er nødvendig i denne beregningen. Inkluder også dataprogramvare på listen.
Kommunikasjonsutstyr
Kontorer bruker vanligvis elektronisk utstyr for kommunikasjon, i tillegg til e-post via en datamaskin. Kontorets opptaksliste bør inkludere kopierings- og faksmaskiner, telefoner, dikteringsmaskiner og intercoms. Bredbåndsmodemer og rutere brukes til å koble til datamaskiner og VoIP (Voice Over Internet Protocol) til kommunikasjonstjenester. Å ha en liste som inneholder serienumre av alle elektroniske og databehandlingsenheter, vil være verdifulle i tilfelle tyveri.
forsyninger
Kontor "forsyninger" anses å være gjenstander som brukes opp i løpet av virksomheten og må periodisk fylles på nytt. I denne kategorien er papir til kopimaskiner og -printere, notatbøker og notatbøker, lined pads, datobøker og kalendere, blekk og toner til skrivere og faksmaskiner, penner og blyanter, markører, papirclips, søppelsekker, konvolutter og lignende. En spasertur gjennom en kontorforretningsbutikk eller en rask titt på forsyningskapet ditt, vil minne deg på eventuelle tilleggstilbehør. Programvareprogrammer er tilgjengelige for å bistå med å administrere og spore kontorbeholdning og kan gi varsler når forsyninger går lavt og må endres på nytt.
