Fakser er viktige dokumenter i mange bransjer fordi de gir en juridisk faksimile av en signatur. De tjener for eksempel som juridisk dokumentasjon i import / eksportindustrien, hvor partene ofte befinner seg tusenvis av miles fra hverandre. En negativ om fakser er at de lett kan gå seg vill eller bli sendt til feil sted, med mindre de gir spesifikke instruksjoner til mottakerne. Dette er hvor et faksdeksel kommer inn. Faksdekselark kan variere fra håndskrevne instruksjoner på et blankt papir til profesjonelt utformede skjemaer med firmaets logo, detaljert mellomrom for navn, telefonnumre, boksene for grunnleggende detaljer og et sted å skrive instruksjoner. Å lage ditt eget faksdeksel gratis er en enkel prosess.
Gratis kilder til faksdekselark
Kontroller tekstbehandlingsprogramvaren for å se om den har gratis maler av faksdekselark, som kan bli funnet ved å søke på datamaskinen din for maler. For eksempel gir Microsoft Word maler (se Ressurser). Microsoft-maler, når de åpnes, kan lagres på datamaskinen din hvis du bruker Microsoft Word.
Lag ditt eget faksdekselark ved hjelp av tekstbehandlingsprogrammet og følge et grunnleggende format.
Skriv ditt eget faksdekselark hvis du ikke har en datamaskin som er praktisk. Dette får jobben, men har ikke den profesjonelle appellen til et digitalt utformet dekselark.
Format på et faksdekselark
Sett ordet "Faks" eller "Faksoverføringsdeksel" i store bokstaver øverst på arket. Dette identifiserer det som omslaget, adskilt fra dokumentet du sender.
Juster igjen følgende overskrifter i denne rekkefølgen, hopper over en linje mellom hver: "Dato:", "Fra:", "Avsenderens telefon:" og "Return faksnummer:" Disse identifiserer kilden til faksen, slik at den lett kan bli sett hvis mottakeren venter på det. De inneholder også den nødvendige kontaktinformasjonen til avsenderen.
Hopp over to eller tre linjer og fortsett med disse overskriftene: "Til:", "Faksnummer:" og "Telefonnummer:" Identifisere mottakeren sikrer at faksen gjør det til riktig reisemål. Ved å sette mottakerens faksnummer, blir det lettere å taste riktig nummer i faksmaskinen uten å bære sammen notater. Å ha mottakerens kontaktnummer, tillater avsenderen å ringe et øyeblikk for å bekrefte at faksen er mottatt eller hvis den er skadet i overføringen.
Hopp over et par linjer og legg til en overskrift som sier "Antall sider inkludert deksel:" Angående at antall sider inkluderer omslaget, eliminerer forvirring.
Hopp over to eller tre linjer og oppgi overskriften "Emne:" Her kan avsenderen forklare det vedlagte dokumentet.
Sett overskriften "Merknader:" under "Emne", slik at avsenderen kan skrive instruksjoner som "Lever umiddelbart til fru Jones" eller "Ring meg når du får dette" eller "Vennligst sjekk dette, skriv og faks tilbake."
Tips
-
Klarhet er den viktigste kvaliteten på et faksdekselark. Fet overskriftene hvis du lager arket i et tekstbehandlingsprogram. Hvis du er i hånden, skriver du arket, skriver ut tydelig og understreker overskriftene.
