Av og til er det tider når man kan visualisere hvordan noe gjøres, gjør det lettere å forstå. Prosessflytdiagrammer identifiserer hvert trinn i en prosess i en skriftlig form som ligner på et kart. Prosessflytdiagrammer kan være spesielt nyttige når organisasjoner ønsker å strømlinjeforme arbeidsflyten. Flytdiagrammet lar beslutningstakere identifisere hvert trinn i prosessen og også se samspillet mellom trinnene. Prosessflytskjema er noe som kan oppnås i enhver organisasjon.
Elementer du trenger
-
Møteplass
-
Papir
-
blyanter
-
Hvitbrett med markører
-
"Legg inn det skrive" notatene
-
Ordbehandlingsprogramvare
-
Flowchart programvare
Samle lagmedlemmer i et rolig møterom. Plassen skal være stor nok til at lagmedlemmer skal bevege seg, tilstrekkelig bortgjemt, slik at diskusjonen ikke påvirker resten av kontoret og har et hvitt bord for å vise prosessflyten som det er diskutert. Hvert teammedlem bør også ha papir / blyant og "post it type" notater.
Informer teamet om prosessen for å bli flytdiagrammet. Ha laget brainstorm alle trinnene i prosessen. Skriv trinnene på det hvite bordet. Ikke bekymre deg for hvilke trinn som kommer først eller sist - bare skriv ned hvert trinn i prosessen. Når alle trinnene i prosessen er oppført, kom til konsensus med teamet at hvert trinn er skrevet ned. Skriv hvert trinn ned på et enkelt "post it type" notat. Slett det hvite kortet.
Bestem hvilket trinn som starter prosessen. Stikk det trinnet på brettet helt til venstre. Bestem hvilket trinn som avslutter prosessen. Fest det trinnet på høyre side av brettet. Bestem det andre trinnet i prosessen og plasser det bare til høyre for trinn ett. Fortsett denne prosessen med hvert trinn til alle trinnene i prosessen plasseres i sin sekvensielle rekkefølge fra første trinn til venstre til siste trinn til høyre. Denne prosessen vil vanligvis ta litt gi-og-ta blant lagmedlemmene for å nå konsensus.
Tilordne passende symboler til hvert trinn i prosessen. Et ovalt symbol brukes i begynnelsen og slutten av prosessen. Skriv en oval over "post-it type" notatet på første og siste trinn i prosessen. Hver påfølgende handling er identifisert med torget. Hver beslutning er identifisert med en diamant. Kom til konsensus med hvert lagmedlem om hvilken type symbol som foregår. Når du er ferdig, tegne linjer fra hvert notat til neste notat i prosessen.
Analyser flytskjemaet. De fleste prosesser kan gjøres mer effektive når prosessen kan ses på et diagram. Kontroller om det er to trinn eller unødvendige arbeidsflytstopp, for eksempel godkjenning av administrator eller unødvendig omskrivning.
Bruk tekstbehandlingsprogramvare eller flytskjema for å lage en permanent kopi av arbeidsflytprosessen. Lag prosessdiagrammet som et utgangspunkt for fremtidige prosessflytforbedringer.
