Programstyring er prosessen med å planlegge, overvåke, kontrollere og evaluere flere prosjekter. Alle prosjektene er kombinert i en portefølje i et programstyrings kontor som overvåker hvordan hvert prosjekt kan knyttes eller relateres, kostnadene ved hvert prosjekt og også risikoen som er involvert i hvert prosjekt. På programstyring er utgangene eller sluttresultatene for hvert prosjekt et hovedfokus. Evaluering av programledningsutganger bidrar til fremtidig planlegging som er nødvendig for å sikre at de rette prosjektene velges i en portefølje for å maksimere organisatorisk ytelse.
Administrere prosjekter
Et mål med programledelse er å styre en rekke relaterte prosjekter. Som sådan kan prosjekter planlegges samtidig eller med forskjellige tidsintervaller. Et programledelseskontor er ansvarlig for å knytte strategier for hvert av prosjektene til handlinger som muliggjør kontinuerlig forbedring innen programstyring, samt konsistens i praksis og prosedyrer. Å gi retning i programledelse er svært viktig i administrasjon av programmer. Av denne grunn fokuserer prosjektstyringsinstituttet på styring av programstyringsområdet.
Administrere ressurser
Et annet objekt i programstyring er å effektivt og effektivt administrere ressurser. Dette inkluderer ressurser som er både interne og eksterne til et program. Ifølge prosjektledelsesinstituttet er interessentstyring integrert i programstyringsressursene. Interessenter er programledelse myndigheter, ledere og sluttbrukere eller kunder. Uten total deltakelse av interessenter vil programstyring mislykkes. Styring av ressurser er nødvendig fordi programmene kan være globale og bestå av komplekse aktiviteter eller oppgaver, som ofte involverer ulike kulturer og geografiske regioner.
Kontrollere risikoer og prosjektkostnader
Andre mål for programstyring er å kontrollere prosjektrisiko og prosjektkostnader ved å gjennomføre en risikoanalyse. En risikoanalyse består av å identifisere, analysere og prioritere risiko for å gi realisering av fordeler i et program. Identifisering av risiko krever dokumentasjon av kjente, aktuelle hendelser som påvirker prosjektets kostnad, tidsplan eller overordnet ytelse og også dokumentasjon av hendelser som kan oppstå i nær fremtid, i løpet av prosjektets livssyklus. Risikoanalyse muliggjør en plan for å redusere strategier ved å beskrive hvordan risikoer kan minimeres, elimineres, unngås eller overføres til en annen kilde. Når risiko er prioritert, er kostnadene for hvert prosjekt i et program konfigurert for å sikre at prosjektene ligger innenfor en organisasjons budsjett.
