Tilskuddsadministrator er ansvarlig for å overvåke tilskuddsforslag, overvåke tilskuddsmidler og sørge for at alle tilskuddsaktiviteter er i samsvar med kontrakten. Administratoren må være kjent med alle tidsfrister og målbare resultater og produsere korrespondanse, lage rapporter og lagre dokumenter for å bevise at alle vilkårene for tilskuddet blir oppfylt. Datainnsamling, dataregistrering og analyse er en del av prosessen. Grant administrasjon er en profesjonell aktivitet som krever nøye oppmerksomhet på detaljer og teknisk ekspertise.
Organisere
Samle og organisere tilskuddsforslaget, alle sikkerhetsmaterialer og etterfølgende korrespondanse knyttet til prisen. Bruk stipenddelene som utgangspunkt for organisering, med en fil for hvert målbart resultat, for eksempel. Filer all data som er samlet inn under utfallet det refererer til, så informasjonen er lett tilgjengelig når det er på tide å lage månedlige eller årsskiftetrapporter. Det er mye papirarbeid involvert i riktig administrasjon av stipend, og dette må være nøye organisert.
Identifiser og send inn nødvendige skjemaer på den måte og tidsramme som er angitt i kontrakten. Å lage en sjekkliste og tidslinje tidlig i prosessen, vil bidra til å sikre samsvar.
Bestem og implementer datainnsamlingssystemer som er nødvendige for å tilfredsstille vilkårene for tilskuddet. Hvert målbart utfall spesifisert i tilskudd skal bevises med dokumentasjon. For eksempel, hvis du lovte å registrere 50 studenter, må du ha påmeldingsskjema og påloggingsark i skriftlig form.
Overvåk budsjetter: Spor utgifter for å sikre kjøp og utgifter er laget i henhold til linjeelementene i budsjettet, og utgitt rapporter med jevne mellomrom på utgifter, slik at ansatte vet hvor de står med hensyn til innkjøp og budsjettbegrensninger.
Få godkjennelse for tilskuddsmodifikasjoner som tillatt i henhold til kontraktsbetingelser ettersom tilskuddsperioden utvikler seg, og behovet for endringer blir tydelig. Eventuelle endringer i bevilgningsbetingelsene må godkjennes av konsernsjef.
Overvåk fremdrift mot mål og lovede resultater og foreslå endringer hvis disse ikke blir oppfylt. Hvis oppmøte mål ikke blir oppfylt, for eksempel, må de ansatte som er ansvarlige for rekruttering, bli advart, slik at de kan ta korrigerende tiltak.
Tips
-
Skriv administratorens lønn i tilskuddet som en linjepost i budsjettet. Hvis administratoren håndterer mer enn ett stipend, skriv dem inn i prosent av tiden de trenger for å administrere hvert tilskudd.
Advarsel
Ikke gjør feilen ved å forvente at eksisterende ansatte skal finne tid til å administrere et betydelig tilskudd. Gi priser på $ 100.000 og mer krever mye tid og kompetanse for å sikre overholdelse og samsvar er nødvendig hvis du håper å sikre finansiering i fremtiden.
