Når du søker om et tilskudd, vil du vanligvis være pålagt å sende inn et foreslått budsjett sammen med resten av forslaget. I nesten alle tilfeller må budsjettet være ledsaget av et budsjettfortelling. Denne delen av tilbudsprosjektpakken bidrar til å forklare og, enda viktigere, begrunne tallene i det foreslåtte budsjettet. En sterk, støttet og godt skrevet budsjettberetning hjelper med å overbevise de som har ansvaret for tildeling av bevilgningen at organisasjonen og prosjektet er den vinnende innsatsen blant et mangfoldig utvalg av kandidater.
Hva er et budsjettfortellende?
Selv om stipendprogrammene ofte krever at søkere oppfyller programspesifikke retningslinjer, krever de fleste stipendspakker at forslaget inkluderer et planlagt budsjett og et tilhørende budsjettfortelling. Fortellingen kan være inneholdt i en egen del av forslaget, eller det kan legges til budsjettet som punktposter eller notater knyttet til bestemte budsjettelementer. Mens formålet med budsjettavsnittet er å gi leseren et øyeblikkelig inntrykk av tallene selv, bør fortellingen utformes for å begrunne budsjettet, både totalt og på detaljert måte. Tilstrekkelig og nøyaktig begrunnelse for hvert budsjettelement er spesielt viktig for store tilskudd. Fortellende detaljer skal bidra til å forklare for leserne hvordan og hvor tilskuddsmidlene vil gi positiv innvirkning, dersom forslaget blir akseptert.
Hva er funksjonen til budsjettfortellingen?
Formålet med budsjettfortellingen er å forklare og begrunne de anslåtte kostnadene for forslagets plan. For å være effektiv, må en budsjettfortelling skrives tydelig og kortfattet i vanlig språk. Fortellingen forklarer hvorfor hver enkelt kostnad er nødvendig for å nå forslagets mål og stipendprogrammets mål. For å gjøre jobben både enklere og enklere må du opprette både budsjettet og budsjettfortellingen på omtrent samme tid. Arbeidet du gjør for å lage en seksjon, vil nødvendigvis informere og forme den andre, og omvendt.
Hvordan organiserer du et budsjettfortellende?
Generelt sett vil budsjettfortellinger bli organisert i tråd med budsjettets organisasjon, siden formålet er å avklare og begrunne budsjettet. Å lage en fortelling som etterligner budsjettets organisasjonsstruktur bidrar til å styrke dataene dine og følelsen av et sammenhengende forslag til leseren.
Begynn med å kategorisere hver del av fortellingen din i tråd med måten budsjettet selv gjør. Du vil kanskje skrive en egen seksjon for uvanlig dyre elementer, i stedet for å gruppere dem i et enkelt avsnitt. Ellers, for det meste, bør hvert element dekkes i eget avsnitt under den aktuelle kategorien. Ta med spesifikk informasjon om hvorfor den spesifikke kostnaden er nødvendig, hvordan det gjelder programmet og hvordan det fremmer stipendens mål. I tillegg inkluderer dokumentert støtte for varen, kostnaden og den spesifikke kilden, hvis det er aktuelt.
Hva er et eksempel på en budsjettfordeling?
Et eksempel på et budsjettbrudd inkluderer følgende kategorier:
- Personell og konsulenter (eller alternativt bryte disse inn i to separate kategorier)
- Frynsegoder
- Reise
- Andre kontrakter og tjenester
- Verktøy / Utstyr
- Forbruksartikler og materialer
- Programinntekter
- Diverse
Tilskuddene du søker på, kan ha sine egne spesifikke krav til forslaget generelt eller budsjett- og budsjettfortellingen spesielt. Sjekk alltid stipendens krav før du fullfører forslaget og budsjettfortellingen. De fleste tilskudd forventer at budsjettposter kategoriseres.
Skriv som om til en venn
For å være effektiv bør innholdet i et budsjettfortelling være spesifikt, rimelig, praktisk og velorganisert. Husk at formålet med fortellingen er å rettferdiggjøre de foreslåtte kostnadene og utgiftene, og å bevise at de er både berettiget og nødvendig. For å lage et utkast til fortellingen for hver seksjon og budsjettelement, nærmer du oppgaven som om du forklarte til en interessert venn som er helt uavhengig av programmet, firmaet ditt, stipendiet eller finansieringsorganisasjonen. Denne personen vil vite mer, men mangler faglig bakgrunn eller ordforråd for å forstå dine mål instinktivt. Du må forklare det for denne interesserte, uerfarne venn ved hjelp av klare, enkle ord og rettferdig begrunnelse.
Skriv hver fortellende seksjon som om du snakket direkte til denne personen. Dette vil hjelpe deg med å lage en prosessfortelling med en konversasjonsflyt ved hjelp av enkelt, klart språk. Når du har skrevet et komplett utkast til fortelling ved hjelp av denne tilnærmingen, kan du gå tilbake og revidere teksten for å flyte mer jevnt og rette eventuelle problemer med lesbarhet.
Gjenta tallene for klarhet
Gjenta de nøyaktige prisene i fortellingen din, forutsatt at fortellingen din kommer i en egen del av forslaget. Dette gjør det lettere for leseren å forstå budsjettet og detaljene for hvordan midlene skal brukes. Hvis budsjettet ditt er basert på prognoser, forklar hvordan du anslått kostnadene, og hvis du har skriftlige sitater eller estimater fra eksterne leverandører, legg de til forslaget som bilag.
I tillegg går det ut fra antagelsen om at leseren din ikke nødvendigvis forstår hvordan hvert element skal brukes eller hva det er meningen med å nå dine mål. Ta med klare beskrivelser av hvordan elementet skal brukes, eller hva tjenesten bidrar til det foreslåtte programmet.
